Hva skjer når organisasjonen blir virtuell og vi forlater den fysiske tilstedeværelsen?

Innlegget er skrevet som et innspill til forskningsgruppen DISKO.
(Se nederst for en forklaring på ‘in situ’ og ‘nomadisk’.)

Spørsmålet: Hva blir resultatet når vi er tilbake. Vil geografisk avstand like dominerende som før?

Hvordan samhandler vi?

in situ Vi er forsøksvis tildelt en arbeidsplass geografisk nær dem vi skal samarbeide tettest med. For de aller fleste vil det si at organisering av arbeidsplasser gjenspeiler organisasjonskartet. For noen av oss er det ganske uhensiktsmessig. Men uansett er konsekvensen økt samhandlingen i enheten og redusert kommunikasjon på tvers av enheter.

nomadisk Det besnærende med nomadiske kulturer er hvor omskiftelige de er. Små familiegrupper trekker sammen, splitter opp; beveger seg gjennom landskapet og forenes igjen. En digital nomadisk tilværelse leves på f.eks. MS Teams, hvor vi skifter mellom ulike kanaler og oppgaver. Her kan relasjonell distanse bli viktig; hvem kjenner du godt nok til at det er enkelt å sende en melding når det er en grønn «Tilstedet»-prikk.

Konsekvens

Noen kan falle utenfor, andre trekkes inn. Usikkert om den totale effekten er positiv. I min korridor, sitter vi med helt ulike oppgaver men med tilstødende ansvar. Så jeg vet ingenting om ventilasjon, men for å levere et godt undervisningsrom må jeg ha med meg den kompetansen og kunnskapen. Da er det negativt at vi ikke er i samme «Team». På den annen side har det aldri vært enklere å samarbeide med med IT-avdelingen.

Ikke minst, hvem har (umerkelig) falt utenfor? Hvis relasjoner med kollegaer og hvor komfortabel man er med teknologi er avgjørende for deltakelse — og kanskje i hvilken grad andre inviterer deg inn i kanaler og grupper — er det noen som nå føler seg utestengt? Samarbeider Tekno-klubben Grei nå vanvittig bra på bekostning av alle andre?

Normalisering

Byråkrati skaper forutsigbarhet og skal sørge for at rutineoppgaver utføres effektivt. Nettverksorganisasjoner skal kunne håndtere endringer og problemløsning. Den sosiale kostnaden ved å forholde seg til organisatoriske enheter, geografisk avstand og satte rutiner er for den enkelte lavere enn å måtte bruke MS Teams og forsøke å dra igang tverrfaglige grupper.

Det er en risiko for at mye av den positive gevinsten vi ser i digitalisering under Covid-19 vil bli tapt når vi returnerer. En del vil ha følt seg utenfor, på hjemmekontoret og i en teknologisk villmark. En del vil føle det enklere å gå tilbake til rutiner ved retur til normalsituasjonen og kontoret. Og vi som har trivdes godt i det virtuelle OsloMet, vi var der allerede.

Hvordan tildeles oppgaver i en organisasjon?

in situ Egen erfaring er at ledere raskt kan delegere (sende fra seg) en oppgave ved å gå i korridoren og søke opp en relevant person. Så dersom du er tilgjengelig, altså på en fysisk plass i nærheten, kan du få en oppgave du ellers ikke ville fått. (Dilbert.com: Drive-by management)

nomadisk Under Covid-19 sitter mange av oss i nettbasert grupper; tilstede for hverandre som grønne «Tilstede»-prikker. En tildeling av en oppgave kan skje på flere måter, men fysisk nærhet er ikke lenger mulig. Istedet opplever vi:— Oppgaver blir tildelt en gruppe i større grad. Selv om bestillingen kanskje kommer til en enkeltperson, er vi allerede koblet sammen i grupper basert på oppgave eller tema. Disse kommuniserer på tvers av organisatorisk enhet og kontoradresse
— Oppgaver blir tildelt skriftlig. Det begynner i større grad som en epost eller en tekstmelding når vi sitter spredt enn når vi kan oppsøkes på kontoret
— Oppgaver blir tildelt etter sosial nærhet (altså kjentfolk)

Konsekvens

Nå, mens det står på, så oppleves tverrgående samhandling som enklere. Det er flere tydelige, autonome teams. Selvgående personer og grupper later til å styrke seg selv godt. De som er utenfor uformelle nettverk står kanskje svakere. Team som har fått et oppdrag (i Covid-19 situasjonen), kan løpe videre og til en viss grad definere hva som er utfordringer og løsninger — og bruke ledere mest for utsjekk. Framdriften er mindre synlig for ledere når det ikke skjer i korridoren eller kontorlandskapet. Det gjør det også mer utfordrende for ledere å sørge for at alle er koblet på. Faller noen utenfor?

Normalisering

Når hele organisasjonen skiftet til MS Teams, skiftet mange av oss samtidig til den plattformen hvor ledelsen er minst tilstede. Ledelsen kan nå velge to strategier:— På den ene siden kan MS Teams utnyttes også til ledelse i tråd med hierarkiske linjer. —På den andre siden kan det være enklere for alle med ledelsesfunksjon å gjeninnføre møter, samtaler og epost som kanaler.

Det er ikke gitt at gevinsten i de autonome gruppene oppveier eventuell ineffektivitet i organisasjonen som helhet. Det er heller ikke sikkert en leder kan observere effektivitet og produktivitet i en virtuell organsiasjon som i stor grad er usynlig. Derfor velger jeg følgende hypotese:Tilbake i normalsituasjonen vil bare noen få grupper høste gevinsten av dette eksperimentet.

 


in situ

De fleste av oss sitter på en tildelt plass, eller i det minste i et tildelt område, i et geografisk definert bygg. Vi er bofaste. Hvis vi er på jobb, så skal vi normalt være der. Hvis vi ikke er å se i vårt område, så er vi antagelig ikke på jobb, eller opptatt. Reisetid og gangavstand til møter beregnes ut i fra dette stedet. Når vi møtes, så er det fysisk innenfor rammene av «våre» lokaler. Alt dette er så kjent at det nærmest er usynlig for oss.

nomadisk

Sosialantropologene interesserte seg tidlig for nomadene. (Ikke minst fordi byråkratiet til kolonimaktene ville vite hvordan de kunne kontrolleres.) Nomadiske «stammer» er ofte bare vage overbygninger, imagined communities, som bare kommer sammen for store ritualer som bryllup, krig eller Julebord. Til vanlig opererer nomadene i grupper som splittes opp, kommer sammen, samarbeider om konkrete oppgaver, før de igjen splitter for å følge hver sin flokk til fram til neste oase, marked eller tverrfaglige prosjekt.

For 20 år siden ønsket Telenor å selge mobildata til digitale nomader i dress. Og naive masterstudenter kunne skrive oppgaver om det nye arbeidslivet hvor alle kunne jobbe hvor som helst og når som helst. Nå jobber noen (nå mindre naive) ganske nomadisk, men møter likevel opp hos de bofaste for å vise sjefen at vi er på jobb, få med siste sladder om Kjeller/ Lillestrøm/ Oslo/ Kjeller/ Romerike og bidra i det nødvendige maskineriet.

«Hjemmekontor»
… er noe annet. Til vanlig er det unntaket for konsentrasjonsoppgaver. Under Covid-19 er det en blanding av nomadisk tilværelse, tvang og lærer-for-hjemmeskole. Det kan aldri bli en normaltilstand. Derfor har jeg ikke brukt begrepet her.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.