Innlegget er skrevet for studenter ved TKD. Kanskje har spørsmålene også mer generell interesse. Men forsøk på svar skjer ikke her, det skjer i klasserommet. Derfor er innlegget uten konklusjon.
Når Covid-19 førte til rask stenging av universitetets campus, måtte mye informasjon ut om verktøy og nye rutiner. Med ett var det to absolutte krav som stod mot hverandre:Raskt vs Kvalitetssikret
I en wiki-kultur sender vi ut noe informasjon når det er noe å melde, og så utvider vi og oppdaterer fortløpende. Den første informasjonen kan være mangelfull og til og med forvirrende.
PR-byråer og kommunikasjonskonsulenter har tradisjonelt sørget for at det kommer presseskriv og uttalelser som er kvalitetssikret. Her er målgruppe, formål og budskap viktig. Det kan ta tid før den første innholdsrike beskjeden kommer.
Dilemmaet
Dersom du ikke kommuniserer tidlig, så vil informasjonshungrige mennesker i mellomtiden søke informasjon i alle kanaler — og rykter spres. Dersom den første informasjonen du gir er feil eller må endres, kan det medføre mye ekstra arbeid og omdømmetap.
For eksempel hadde OsloMet fire mulige plattformer for nettbasert samhandling: Adobe Connect, Big Blue Button (BBB), Microsoft Teams og Zoom. Jo raskere vi kunne fortelle undervisere og studenter hvilken plattform som burde benyttes, jo mer tid ville alle ha til å forberede seg — og færre ville kaste bort tid på «feil» plattform. Men uten å være sikker på at valget var rett, ville vi få store utfordringer dersom vi måtte overtale mange til å bytte plattform.
Organisasjoner som sentraliserte eller distribuerte
På samme måte som med risiko (diskutert tidligere), hadde institusjonens ledelse et paradoks: Kunnskapsbasert ledelse er vanskelig når det ikke er ledelsen som sitter på kunnskapen.
Teknologi brukt for undervisning og veiledning «eies» i stor grad i pereferien i institusjonen. Det er undervisere, professorer, som står i «kundefront», som vet hva som fungerer for sine studenter. Men denne erfaringsbaserte kunnskapen er i liten grad kommunisert og samlet hos ledelsen. Sagt på en annen måte: Operativ teknologiledelse skjer ytterst i organisasjonskartet og er bare løst knyttet til den strategiske teknologiledelsen som skjer i kjernen.
I denne konkrete sammenhengen var undervisningserfaringen at Adobe Connect ikke kunne brukes. (Dessuten er vår versjon basert på en teknologi som ikke skalerer raskt.) Zoom var i motsatt ende, med høy brukervennlighet og skalerbar som en ekte skytjeneste. IT-tjenesten kjente derimot begge teknologien dårlig.
Kjennskapen til MS Teams som undervisningsplattform manglet – men teknisk ble den akseptert som god. Dessverre med høy risiko siden «hele Europa» potensielt skulle på Teams i de neste ukene. Dette var kunnskap hos IT-avdelingen, men det var ukjent hva undervisere visste eller tenkte.
En salig blanding
I ettertid vil vi sikkert se at ting skulle vært gjort annerledes, men dette skjedde:
• En Teams-kanal med spesielt inviterte veteraner innen fjernundervisning annonserte at Zoom var mulig
• Samtidig beskrev de offisielle nettsidene at Adobe Connect og BBB var alternativene
• Nettsiden for Zoom (for forskningssamarbeid o.l.) ble løpende oppdatert
• Samtidig var de offisielle nettsidene tause i påvente av en rask ekstra risikovurdering
Konsekvensene var at mange forsøkte Adobe Connect, som knelte; mange opprettet privat Zoom-konto fordi de ikke ble ledet inn på OsloMets Zoom, som skapte krøll. I mellomtiden ble del likevel stablet på plass en oppskalering, brukerveiledninger, brukerstøtte, rutiner for opptak og råd for muntlig eksamen. Så når Zoom offisielt ble omfavnet, falt bitene raskt på plass.
Kunne vi isteden ha laget et offisielt oppslag som så gav oss fire dager pusterom før vi erklærer et verktøy?