Kategori: Feedback

Kyrre Begnum er førsteamanuensis ved Institutt for informasjonsteknologi, hvor han blant annet underviser i administrasjon av komplekse systemer. Her forteller han hvordan han bruker kanban-metoden for å visualisere og organisere studentenes arbeidsprosesser. Ved bruk av denne metoden blir studentene kjent med prinsipper og prosesser som brukes for å organisere arbeid i IT-industrien, og Begnum får mulighet til å følge opp studentenes progresjon både i forhold til den overordnede prosessen og spesifikke delmål. Kombinert med det digitale verktøyet trello, gir dette også muligheter for å gi studentene tilbakemeldinger underveis i prosessen.

 

Verktøyet jeg bruker er basert på kanban-metoden, som stammer fra fabrikkindustrien i Japan. Metoden er nå utbredt i IT-industrien, og er et vanlig virkemiddel i programutvikling. Kanban betyr ‘visible board’ på japansk, og hovedformålet ved kanban–metoden er å synliggjøre arbeidsprosesser. Jeg bruker dette i min undervisning for å visualisere og organisere arbeids- og forskningsprosesser studentene skal gjennomføre, og bryte ned disse prosessene i konkrete arbeidsoppgaver.

I masterkurset Network, Infrastructure and Security Lab brukte vi denne metoden for å organisere byggingen av et stort datasystem med 30 virtuelle maskiner. Alle studentene hadde tilgang til en felles elektronisk plattform, trello, som er basert på kaban-prinsippet. Jeg delte arbeidet inn i fem faser. Alle oppgavene som skulle utføres ble først listet opp i kolonnen helt til venstre, som gjerne kalles backlog. Hver oppgave får et elektronisk kort, som kalles wip (work in progress). Studentene som skal utføre disse oppgavene må sette navnene sine på wip-en. Etterhvert som studentene jobber med oppgavene, flyttes wip-en mot høyre gjennom de forskjellige kolonnene. Arbeidet er fullført når kortet har nådde målkolonnen helt til høyre. Slik kunne alle se arbeidet ta form, og følge med på hvor vi var i prosessen.

 

Verktøyet hjelper studentene å organisere arbeidet sitt. De får brukket opp store prosesser i mindre enheter, slik at de bedre forstår hva de skal gjøre, og i hvilken rekkefølge. På denne måten lærer de seg å tenke metodisk og systematisk i forhold til komplekse arbeidsprosesser.

Siden verktøyet synliggjør studentenes progresjon, kan jeg også følge opp studenter selv om de sitter hjemme og jobber. Ved å følge progresjonen på wip-ene, får jeg en god oversikt over status på prosjektet. I tillegg tilrettelegger verktøyet for individuelle tilbakemeldinger mellom meg og studentene. Studentene har mulighet til å sette en merkelapp på wip-en for å signalisere hvordan de synes at arbeidet går og opplevelsen av vanskelighetsgrad. For eksempel kunne de velge “I feel in control” hvis alt hadde gått bra, eller “need help” hvis de hadde problemer. På denne måten kan jeg følge opp de studentene som har utfordringer, og lede de videre i arbeidet. Plattformen vi bruker har både et kommentarfelt og en integrert epostfunksjon. Jeg har også mulighet til å abonnere på en wip, slik at jeg får en epost hver gang noen flytter på wip-en eller huker av et element i sjekklisten. Dette muliggjør veldig tett oppfølging ved behov.

Denne måten å jobbe på gjenspeiler hvordan prosesstyring foregår i arbeidslivet. I fagene vi underviser her, trener vi normalt ikke på prosesstyring som en egen ferdighet. Dette er imidlertid noe de fleste arbeidsgivere er interessert i, så det er positivt for studentene å ha dette på CV-en.

Hvis man ønsker å prøve ut dette verktøyet, er det viktig å tenke gjennom hvordan arbeidsprosessen skal brytes ned i mindre elementer. Du må ha fullstendig oversikt over arbeidet, og å klassifisere prosessen og lage sjekklister er en god øvelse for læreren. Rent teknisk er det veldig lett å gjøre dette i programmet vi bruker, og du kan også legge inn relevante dokumenter og bilder. Det er derimot tankeprosessen som ligger bak, som er viktig, for det er denne som tilrettelegger for studentenes arbeid og læring.

Det er også lurt å la en kollega eller student teste ut opplegget i forkant, for å se hvordan det fungerer før man introduserer det til hele klassen. Metoden fungerer som en kontrakt mellom studentene og læreren. Studentene kommer antakeligvis ikke til å gjøre noe mer enn det som er spesifisert i prosessverktøyet, så derfor er det viktig å tenke gjennom hva som skal inkluderes.

Før vi startet, måtte studentene ta en kort spørreundersøkelse slik at jeg fikk innsikt i hva slags erfaringer de hadde med denne typen arbeidsorganisering, og hvordan de målte sine egne ferdigheter i forhold til prosesstyring. Det fleste svarte at de ikke hadde tidligere erfaring, og derfor holdt jeg en kort introduksjonsforelesning om kanban på rundt 30 minutter før vi startet. Jeg baserte dette på et eksempel fra arbeidslivet, å rulle ut 30 servere, som reflekterte arbeidsoppgaven de hadde foran seg.

Til sist er det viktig å gjøre det obligatorisk om man skal benytte seg av et slik verktøy. Hvis noen studenter velger bort verktøyet, faller de utenfor hele prosessen. Det er også lurt å sette opp noen felles spilleregler. For eksempel, da vi bygde de 30 maskinene hadde studentene lov til å hjelpe hverandre, men den som hjalp til måtte også sette navnet sitt på den relevante wip-en.

Prinsippene og metoden som ligger til grunn her har høy overføringsverdi. Man behøver ikke nødvendigvis benytte seg av en elektronisk plattform – prosessene kan for eksempel visualiseres ved bruk av post-it-lapper på et whiteboard. Men fordelen med den elektroniske plattformen er at man kan sitte på forskjellige steder og jobbe sammen.

Metoden kan også brukes på forskjellige type prosesser. Mine studenter har nå fått en ny kanban for en forskningsprosess, og studentene kan også bruke en kanban for å organisere gruppearbeid, uten medvirkning fra en lærer. Det ligger derimot noen utfordringer i å skalere dette opp. Vi var en gruppe på rundt 20 studenter, men hvis du har en stor klasse på over 100 studenter, så kan det bli mer utfordrende.

Jeg har stort sett bare møtt entusiasme fra studentene. Kanban er i prinsippet en studieteknikk, og studentene uttrykte at de ser verdien av å jobbe metodisk med arbeidet, og at de følte metoden bidro til at prosjektet ble vellykket. På slutten av kurset skal jeg ha en oppfølgingsundersøkelse for å få mer informasjon om hvordan de opplevde bruk av metoden, og hva de synes de lærte av det.