Hva har skjedd i prosjektet i det siste?

Endelig har noe landet for prosjektet. Vi fikk tildelt en del strategimidler for 2021, og vi har utarbeidet et utkast til rammeverk for tjenesteutvikling. Mens andre forutsetninger for at prosjektet skal fortsette, for eksempel BOTT SA sektorløsningen, er dessverre fortsatt ikke på plass. Hva har skjedd i det siste?

Innhold

• Strategimidler for 2021
  • Hva betyr strategimidlene for oss og hva er konsekvensene?
• Utkast til rammeverk for tjenesteutvikling i en tjenesteplattform
  • Skape varig evne for tjenesteutvikling
  • Hva betyr det? – smidig metodikk og sammenhengende tjenester
  • Tjenesteutviklingsteamet og beslutningslinjen
• Hva hemmer oss?
  • Tildelingen av BOTT SA sektorløsningen er utsatt
  • Konsekvensene – forsinkelse og ny overordnet plan av prosjektet

Strategimidler for 2021

9. juni tildelte Porteføljestyret ved OsloMet strategimidler (ansatt.oslomet.no) til prosjektet vårt for å dekke en del av prosjektutgiftene i 2021 – hurra! Det er en indikasjon på at prosjektet ansees som viktig og støtter opp om strategien i virksomheten vår (ansatt.oslomet.no).

Imidlertid fikk vi ikke dekket internfrikjøp og vi er ikke sikret midler for 2022 eller 2023. Vi må søke om nye midler for 2022 i høst.

Hva betyr strategimidlene for oss og hva er konsekvensene?

Dette får vi dekket

• I høst kan vi leie inn noen av de eksterne ressursene vi la inn i budsjettet:
  • En ressurs for å støtte oss igjennom en eventuell anskaffelse. Offentlige anskaffelser kan være omfattende og det er fint å få litt juridisk støtte, ikke minst få støtte fra noen med anskaffelseserfaring.
  • En ressurs for å hjelpe oss med å utarbeide et funksjonelt kravspekk dannet på brukerhistorier som viser behovene vi har identifisert. Her trenger vi noen som har erfaring både med kravspesifikasjon og smidig metodikk (prosjektveiviseren.no).
  • Beholde Roar Engen, ansvarlig arkitekt i prosjektet og innleid fra Prime Source.
• Vi får dekket noen av behovene vi har listet for andre typer prosjektutgifter som kommunikasjon, møtemat, opplæring og kompetanseheving.
• Vi kan fortsatt få inn kompetanse i tjeneste design, slik vi ønsker, via fakultet for teknologi, kunst og design (TKD) (oslomet.no). Antageligvis vil en liten gruppe masterstudenter samarbeide med oss til høsten (ulønnet). Vi gleder oss til å ta dem imot!

Dette får vi ikke dekket

• Vi tre fastansatte ved IT-avdelingen i prosjektgruppa, Prosjekt- og endringsleder Carina Mørch-Storstein, endringsagent Fatima Ali Madar og løsningsarkitekt Kamran Bagheri, er ikke frikjøpt. Det betyr at IT-avdelingen fortsetter å finansiere prosjektet. Det innebærer en liten risiko for at vi kan bli flyttet til andre oppgaver hvis IT-avdelingen kommer i en kvis.
• Vi ønsker flere ressurser. Vi får ikke dekket andre internfrikjøp, som f.eks. en kommunikasjonsrådgiver. Vi er i dialog med avdeling for Samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) for en mulig løsning.

Utkast til rammeverk for tjenesteutvikling

Skape varig evne for tjenesteutvikling

I løpet av april, mai og juni 2021 har prosjektgruppa utarbeidet et utkast til rammeverk for tjenesteutvikling etter endt prosjekt. Med andre ord, hvordan ønsker vi å jobbe videre (rammeverk) i tjenesteplattformen når resultatene til prosjektet overføres til linja?

Jo, vi ønsker å innføre en varig evne for kontinuerlig, smidig, tverrfaglig og brukerorientert tjenesteutvikling med fokus på sammenhengende tjenester (digdir.no).

Både referansegruppen og styringsgruppen har kommet med innspill. Vi regner med å få til et siste oppdatert utkast i løpet av august.

Hva betyr det? – smidig metodikk og sammenhengende tjenester

Målet med tjenesteutvikling er å skape og forbedre universitetets tjenester med brukeren i sentrum (og mer effektivitet og automatisert saksbehandling for saksbehandlere). Dette kan vi digitalisere i en tjenesteplattform. Tjenestene vi yter skal gi verdi til ansatte, studenter eller eksterne som bruker våre tjenester.

Eksempler på tjenester vi yter: bestille grupperom, søke fritak, onboarde nyansatte, bestille og levere Laptop til ansatte, med mer.

Vi ønsker å legge til rette for at dette skal skje:

• Kontinuerlig – dette er ikke en engangsjobb. Vi skal ha fokus på å fortsette å forbedre tjenestene våre over tid.
• Smidig – ta i bruk smidig metodikk (prosjektveiviseren.no). Det innebærer å jobbe i sprinter, eksperimentere og levere tjenester ofte og kontinuerlig (MVP – Minimum Viable Product).
• Tverrfaglig – best resultat får vi med et fast tjenesteutviklingsteam med teammedlemmer som har ulik kompetanse, inkludert en tjenesteeier som har brukerperspektiv (mer om dette under).
• Brukerorientert – som resten av det offentlige, skal vi sikre at brukerne er i sentrum, (men det skal ikke gå på bekostning av saksbehandlere).
• Sammenhengende tjenester (digdir.no) – vi ser på helhetlige og sammenhengende tjenester. Altså ikke bare forbedre og digitalisere en liten del av en tjeneste, men forbedre hele tjenesten og gjerne på tvers av virksomheten.

Tjenesteutviklingsteamet og beslutningslinjen

I notatet foreslår vi opprettelsen av et fast tjenesteutviklingsteam (som del av linja i IT-avdelingen) og en beslutningslinje.

Vi foreslår at tjenesterådet beslutter hvilke tjenester som skal prioriteres og utvikles i plattformen.

Hva hemmer oss?

Tildelingen til BOTT SA sektorløsningen er utsatt

Hva er BOTT SA?

Prosjekt OsloMet tjenesteplattform venter på utfallet av tildelingen til BOTT SA (bott-samarbeidet.no) sektoranskaffelsen (BOTT står for Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø; SA står for saksbehandling og arkiv). Dette er en sektorløsning som OsloMet kommer til å betale lisenser for og ta i bruk uansett (vi finansierer BOTT SA prosjektet via UNIT (unit.no)). Fokuset til BOTT SA er å få på plass en arkivkjerne og en saksbehandlingsplattform for sektoren vår.

Hva har BOTT SA med OsloMet tjenesteplattform å gjøre?

Vil denne løsningen dekke de behovene vi har identifisert i prosjekt OsloMet tjenesteplattform? Tja, kanskje. Vi vet ikke. Den usikkerheten gjør at vi ikke får en beslutning om å anskaffe før BOTT SA løsningen er offentliggjort.

Det skulle den ha vært i juni 2021. Nå er den utsatt til medio august.

Konsekvensene – forsinkelse og ny overordnet plan

Prosjektet har pådratt seg en del forsinkelser.

Strategimidlene ble fordelt ca. 1mnd senere enn først antatt. Det betyr blant annet at vi ikke får på plass flere ressurser før i løpet av høsten.

Forsinkelsene med BOTT SA tildelingen forsinker beslutningen om anskaffelse. Så lenge anskaffelsen er usikker (omfang? tidsperspektiv? hva skal vi anskaffe?) kan vi ikke leie inn en ressurs for å støtte oss igjennom anskaffelsesprosessen heller.

Styringsgruppen vedtok dermed 24. juni 2021 at:

• Planleggingsfasen utviddes til medio oktober.
  • Anskaffelsen vil i så fall starte medio oktober og vare frem til mars 2022 (i beste fall).
• Prosjektet utviddes til ut 2023.

Med dette ønsker vi alle en god sommer og god ferie!