Er det alltid mest bærekraftig å kjøpe lokalt?

Hva må til for at små, kommunale innkjøpsavdelinger kan gjøre bærekraftige innkjøp av mat?

– Med dagens anskaffelsesregelverk, og med de volumene vi kjøper, kan vi ikke utelukkende velge leverandører på bakgrunn av lokal tilhørighet, med mindre det er saklig sterkt begrunnet i objektive krav til anskaffelsen, sier Are Mydland, innkjøper i Bjørnafjorden kommune

En «diskriminering basert på geografisk tilhørighet» vil raskt kunne være ulovlig i henhold til anskaffelsesregelverket.

Det er et paradoks at det fra sentralt hold ønskes innkjøp av mer lokal og bærekraftig mat, men at de ikke legger til rette for slik handel i praksis gjennom fleksibilitet i regelverket.

Are Mydland

Kan ikke håndtere mange forskjellige avtaler

Kommuner har anledning til å kjøpe enkeltvarer uten konkurranse, hvis volumet samlet sett er under en viss størrelse og innkjøpet holdes utenfor andre avtaler, men det blir utfordrende logistisk.

Kommuner har sjelden kapasitet til å inngå særavtaler for alle enkeltvarer, og slike særavtaler er heller ikke praktiske i det daglige for de som skal kjøpe varer.

Selv om det er rom i regelverket både til å dele opp anskaffelser, og til å la leverandørene gi tilbud på deler av konkurransen, tror jeg vi må være så ærlige å si at for denne type avtaler så er det ofte viktigst med gode og enkle rutiner for bestilling, gjerne samlet hos få leverandører.

Are Mydland

For at de enhetene som benytter kommunens matvareavtaler skal få dekket sitt behov, må avtalene gjerne bestå av mange varetyper og et godt utvalg. Og for at det skal bli enklest mulig for kommunene å bestille mat, må leverandørene ha strømlinjeformede bestillings- og leveringssystemer. De må også kunne garantere at maten blir levert.

– Dette vil jeg tro kan være utfordrende å få til med for eksempel Reko-ringene eller andre, små nisjeleverandører. Leverandørene må være store nok til å garantere leveranser, for kommunens enheter må ha matvarer tilgjengelig hele året, og ikke bare når det er sesonger for enkelte varer, sier Mydland

Alt må dokumenteres

Produsentene må videre kunne dokumentere at de oppfyller de krav som kommunene stiller. Sluttleverandør eller grossist må også kunne dokumentere sitt arbeid med å holde miljøavtrykket på et lavt nivå.

Det offentliges dokumentasjonskrav knyttet til næringsinnhold og allergener og krav til matvaresikkerhet ved produksjon kan også være en utfordring, utdyper Mydland. Dokumentasjonskrav kan være overveldende for noen av de mindre leverandørene. Terskelen for å delta i en offentlig konkurranse blir for høy.

Her har vi som innkjøpere en vei å gå når det gjelder å ikke be om mer dokumentasjon enn nødvendig, om vi ønsker å handle fra små og mellomstore bedrifter.

Are Mydland

Bjørnafjorden har et innkjøpssamarbeid med Bergen, og det store volumet gjør at prisene blir gode, forteller innkjøpssjefen. Leveransene er trygge, og de har et minimumslager i tilfelle kriser.

I tillegg har Bergen en stor og kompetent innkjøpsseksjon som er gode på miljøkrav og gode på oppfølging av kontrakter. Det gir oss en trygghet, sier Mydland.

Mangel på kompetanse en utfordring

En av utfordringene for flere mindre kommuners innkjøpsavdelinger, er mangel på kompetanse, sier Mydland. I Bjørnafjorden håndterer to innkjøpere alle innkjøp, noe som gjør det utfordrende å være like faglig sterk på alle områder.

Tildelingskriterier er spesielt kompliserte, og spesielt de ikke-kommersielle kravene, utdyper innkjøperen, som for eksempel krav til miljø, bærekraft og lønns- og arbeidsbetingelser. Det finnes lister over risikoprodukter og digitale verktøy i regi av DFØ, men det lite ressurser internt til å gå på kurs.

I en innkjøpsprosess jobber vi stort sett sammen med «bestillere» eller fagavdelinger som skal ha et produkt eller tjeneste. Allikevel oppleves det ofte som om vi er alene om faget eller forståelsen av innkjøpsmekanismene.

Are Mydland

En ønskesituasjon for ham hadde vært om fagavdelingene hadde kunnet ta seg tid til å bli bedre kjent med innkjøpernes utfordringer, og gitt faglige råd om de forskjellige produktgruppene og tilhørende forhandlere. Fag- og bestillerenhetene bør altså samarbeide i enda større grad enn man gjør i dag, fortsetter han.

Innkjøpsavdelingene på små steder er videre ofte plassert på lite strategiske steder i organisasjonen. Og kommunens innkjøpskompetanse er gjerne begrenset til én eller maksimalt to konsulent- eller rådgiverstillinger knyttet til stabs- eller økonomiavdeling.

Da blir fokus fort å få unna løpende konkurranser uten å bryte regelverket. Vi kan vel gjerne si at vi konsentrerer oss om å få på plass en «rett» anskaffelse, mens det er mindre tid til å reflektere over hva som er en «god» anskaffelse.

Are Mydland

De offentlige innkjøpsavdelingene håndterer en stor del av kommunens kostnader. Allikevel er Mydlands oppfatning at man i mindre kommuner sjelden har tilstrekkelig lederforankring eller innkjøpsforståelse på ledernivå til å utnytte dette endringspotensialet fullt ut.

I stedet blir innkjøperne ofte passive mottakere av oppdrag, fremfor å direkte kunne påvirke strategiske valg, som for eksempel å løfte kommunens fokus på klima, miljø eller arbeidsforhold.

Kravene må følges opp

Når kommuner stiller strenge miljøkrav, for eksempel til bruk av el-biler, må de også følge opp. Noe som kan være en krevende jobb.

– Da må innkjøperne ha kompetanse til å stille de rette kravene, be om korrekt dokumentasjon og faktisk kunne vurdere denne. Vi kan ikke unnlate å sanksjonere kontraktsbrudd, sier Mydland

Et godt eksempel er KOFA-sak 2015/27, der man i anskaffelsen av renovasjonstjenester stilte miljøkrav til biler tilsvarende Euro 4 , som innebærer et forhåndsdefinert maksimalt CO2-utslipp (regjeringen.no).

Alle leverandører tilbød Euro 5. I utførelse av kontrakten benyttet imidlertid valgt leverandør biler med Euro 3, det vil si lavere enn det som var minimumskravet. Oppdragsgiver ble varslet, men forholdet ble ikke sanksjonert. I denne konkrete saken ble KOFA sin avgjørelse at det var brudd på regelverket. Se saken her (Klagenemndssekretariatet.no).

Resultatet er da ofte at vi er forsiktige med å stille krav vi er usikre på om vi eller fagavdelingen har kapasitet eller kompetanse til å følge opp. Det er også meningsløst å stille krav for kravets egen skyld hvis vi i forkant vet at vi ikke vil kunne følge dem opp. Det blir unødvendig byråkrati.

Are Mydland

Strenge krav kan være kostnadsdrivende

Alle slike krav kan dessuten være kostnadsdrivende. Spørsmålet blir da om kommunene skal stille ekstra strenge miljøkrav som de uansett ikke har ressurser til å følge opp, og som muligens gjør varene dyrere, eller om de skal holde seg på et minimumsnivå.

– Politikk handler jo å om å fordele begrensede ressurser. For kommuner med presset økonomi har det litt å si om en liter melk koster 12 eller 15 kroner literen, sier Mydland

Et annet aspekt, sier innkjøperen, er at Norges geografi gjør logistikk utfordrende. Det tar gjerne tid å frakte varer fra produsent til marked. Transport av ferskvarer må gjøres effektivt, men også på en måte som gjør at varen ikke forringes.

Personlig synes jeg at begrepet kortreist er noe upresist og veldig ofte blir knyttet utelukkende til svært lokale forhold.

Are Mydland

Hva er bærekraftig produksjon av mat?

Hva er så egentlig bærekraftig produksjon av mat? spør Mydland. Er det bare småskala og produksjon av økologiske urter der «ingen kunne tru at nokon kunne bu»? Det er mange måter å måle bærekraft på, slik denne saken for eksempel viser (faktisk.no).

Kan for eksempel store produsenter og leverandører i noen tilfeller være minst like bærekraftige som små nisjeprodusenter, ved at de har råd til å investere i hensiktsmessig transport og logistikk?

– Jeg setter veldig pris på den politiske interessen for lokalproduksjon og det mangfoldet det representerer, men samtidig må vi ikke tenke for snevert, sier Mydland

Det er for eksempel mer snakk om matsvinn og bedre utnyttelse av råvarer nå, blant annet gjennom salg av «rare grønnsaker», forteller Mydland, og flere store selskap ser de økonomiske gevinstene ved å følge opp dette.

– Jeg mener at vi må tørre å stille spørsmål ved begrepene vi bruker og hva vi faktisk legger i dem, men også hva vi ønsker å oppnå med den verktøykassen som offentlige anskaffelser er.

Are Mydland, innkjøper i Bjørnafjorden kommune.