Del 5: Operasjonalisere stillingsbeskrivelsen

Når arbeidssøker, arbeidsgiver og jobbspesialist er enige om å gå videre med det planlagte arbeidsforholdet, og stillingsbeskrivelsen er avklart, gjennomføres en utvidet jobbanalyse. Målet er å konkretisere hvordan arbeidet skal gjennomføres i praksis.

Jobbanalysen handler om å utvikle en konkret og realistisk forståelse av arbeidet og arbeidssituasjonen. Dette skal bidra til å gi innsikt i hva arbeidet innebærer, hvordan oppgavene utføres, hvilke krav som stilles, og hvilke betingelser som påvirker arbeidshverdagen.

Den utvidede jobbanalysen omfatter både arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, opplæring, støtte og hvordan arbeidet organiseres i praksis. Oppgaveanalyse kan inngå som en del av dette arbeidet for å undersøke enkelte arbeidsoppgaver mer detaljert.

Hensikten er ikke å beskrive arbeidet i detalj for detaljenes skyld, men å utvikle et godt grunnlag for oppstart, opplæring, oppfølging og videre støtte på arbeidsplassen.

For å få et mest mulig realistisk bilde tar jobbanalysen utgangspunkt i hvordan en vanlig arbeidsdag faktisk ser ut. Jobbspesialisten er til stede på arbeidsplassen, ofte sammen med en erfaren ansatt eller mentor, og følger med på hvordan oppgavene utføres i praksis. 

Innsikten utvikles gjennom en kombinasjon av å utføre arbeidsoppgavene selv, observere andre som utfører dem og ha dialog med ansatte. 

Å utføre arbeidsoppgavene selv gir en mer konkret forståelse av hva som kreves. Det gir også en viktig forståelse av hvordan oppgaver henger sammen, hva som forventes, og hvordan arbeidshverdagen faktisk fungerer. 

Samtidig synliggjøres hvordan tempo, kvalitet og samarbeid påvirker arbeidet, og hvilke uformelle forhold som spiller inn. 

Underveis deles observasjoner og refleksjoner med mentor og eventuelle andre nøkkelpersoner i bedriften. Gjennom dialog utvikles en felles forståelse av oppgaver, forventninger og rammer, som danner grunnlag for det videre arbeidet.

Jobbanalysen handler både om hvilke oppgaver som inngår i arbeidsrollen og om hvordan arbeidet faktisk foregår i praksis.

Som en del av analysen er det nyttig å skille mellom ulike typer oppgaver. Dette kan bidra til å utvikle en mer nyansert forståelse av hva arbeidet består av, hvilke oppgaver som gjentas ofte, hvilke som oppstår mer sporadisk, og hvilke rutiner og forventninger som er viktige for å fungere godt i arbeidshverdagen.

Kjerneoppgaver: Dette er oppgaver som gjentas mange ganger i løpet av en arbeidsdag, og som ofte utgjør hoveddelen av arbeidet. De gir gode muligheter for læring gjennom repetisjon, og er ofte et naturlig utgangspunkt i opplæringen. 

Eksempler kan være å fylle på varer i butikk, vaske deler i et helikopterverksted, pakke produkter på lager eller rydde bord i en kafé. 
 

Episodiske oppgaver: Dette er oppgaver som forekommer sjeldnere, og som ofte krever at arbeidstakeren gjenkjenner når de skal utføres. Det kan for eksempel være å ta imot varer, gjøre opp kassen ved stengetid eller håndtere en retur. 

Slike oppgaver kan være mer krevende å lære fordi de ikke gjentas like ofte. 

 
Arbeidsrelaterte rutiner: I tillegg finnes det oppgaver og forventninger som ikke nødvendigvis er eksplisitt beskrevet, men som likevel er avgjørende for å fungere godt i arbeidshverdagen. 

Dette kan for eksempel dreie seg om pauser, hvem man kan spørre om hjelp, hvordan man vet at en oppgave er ferdig, eller hva man gjør når det ikke er en konkret oppgave tilgjengelig. 

Et konkret eksempel kan være en nyansatt som er ferdig med en oppgave og blir stående og vente uten å vite hva som forventes videre, mens kollegaene automatisk går videre til neste oppgave. Slike situasjoner handler ofte ikke om faglige ferdigheter, men om å forstå «hvordan ting gjøres her». 

Å skille mellom disse typene oppgaver og rutiner gir et viktig grunnlag for videre opplæring og tilrettelegging.

Som en del av jobbanalysen gjennomføres det også oppgaveanalyse av utvalgte oppgaver. Oppgaveanalyse er en metode for å bryte ned en arbeidsoppgave i mindre, konkrete og oversiktlige steg. Hensikten er å utvikle en felles og tydelig forståelse av hvordan oppgaven faktisk utføres i praksis, hvilke deloppgaver den består av, og hvilke ferdigheter, arbeidsrutiner og forventninger som er knyttet til de ulike delene av arbeidet.

Oppgaveanalysen bygger videre på innsikten fra jobbanalysen og danner et viktig grunnlag for planlegging av oppstart, opplæring og støtte på arbeidsplassen.

Ved å konkretisere arbeidsoppgavene blir det lettere å planlegge opplæring og støtte, vurdere hvilke oppgaver som kan egne seg som utgangspunkt i oppstartsfasen, og identifisere forhold som kan kreve tilpasning eller ekstra støtte.

Oppgaveanalysen kan også bidra til å synliggjøre variasjon mellom oppgaver. Noen oppgaver består av få og tydelige steg, mens andre krever vurderinger, fleksibilitet eller samhandling med andre. Å forstå disse forskjellene kan gi et mer presist grunnlag for å planlegge opplæring og støtte senere i prosessen.

For å utføre en oppgaveanalyse kan det være nyttig å bygge på disse spørsmålene:  

• Hva er de forskjellige trinnene i oppgaven?
• I hvilken rekkefølge skal trinnene bli gjort?
• Hva er innholdet i hvert trinn i prosessen?
• Hvor er møtepunktene med kollegaer?
• Hva er den vanlige tidsrammen for oppgaven?
• Hvilke materialer trengs for å utføre oppgaven?
• Finnes det en standard (i motsetning til personlig) måte å utføre oppgaven på?
• Hvor ligger potensielle problemer og utfordringer?
• Hvordan vet jeg når oppgaven er utført vellykket og tilfredsstillende?

(EUSE 2010:98)¹

Oppgaveanalysen bidrar til å konkretisere hvordan oppstart, opplæring og støtte kan organiseres, slik at det legges til rette for at arbeidstakeren kan lære og utføre oppgavene på en måte som fungerer i virksomheten og samtidig gir rom for mestring og deltakelse.

I neste fase, Fase 4: Støtte på arbeidsplassen, rettes oppmerksomheten mot hvordan opplæringen gjennomføres i praksis, og hvordan støtte kan tilpasses og justeres underveis i arbeidshverdagen.

Nedenfor er en film om oppgaveanalyse, utgitt av Center on Transition Innovations ved Virginia Commonwealth University, VCU. Virginia Commonwealth University, gjennom sitt Rehabilitation Research and Training Center (VCU-RRTC), har vært et av de mest innflytelsesrike fagmiljøene i utviklingen av Supported Employment og senere i videreutviklingen og operasjonaliseringen av Customized Employment.

I tillegg til oppgaveanalyse av utvalgte oppgaver, omfatter jobbanalysen også å få oversikt over hele arbeidshverdagen som er planlagt: 

• hvilke oppgaver som skal utføres 
• metoder, rekkefølge og variasjon 
• krav til tempo, kvalitet og selvstendighet 
• bruk av verktøy og hjelpemidler 
• samarbeid med kollegaer og leder 
• arbeidsmiljø, kultur og uskrevne regler 

Et sentralt element i denne delen er å avklare hvem som skal ha ansvar for den daglige opplæringen. Det anbefales å avklare hvilken kollega som skal ha mentorfunksjon før oppstart. 

En mentor er en ansatt som får en særlig rolle i opplæring, tilbakemeldinger og inkludering i arbeidsmiljøet. 

Når mentor involveres tidlig i prosessen, blir det lettere å få innsikt i hvordan opplæringen av nye ansatte i bedriften vanligvis foregår, og hvordan støtte gis i praksis. Samtidig får jobbspesialisten mulighet til å bli kjent med arbeidsmiljøet og samspillet på arbeidsplassen. 

Dette gjør det lettere å tilpasse opplæring og støtte til bedriftens egne måter å jobbe på, og til å bygge videre på ressursene som allerede finnes i arbeidsmiljøet. 

Det er nyttig å skille mellom naturlig og ekstern støtte. Hvordan disse brukes og balanseres, har betydning for læring, tilhørighet og deltakelse i arbeid over tid. 

Naturlig støtte er den støtten som allerede finnes på arbeidsplassen. Dette kan være en mentor, kollegaer som gir opplæring og veiledning, eller etablerte rutiner og arbeidsmåter. For eksempel kan det være en kollega som viser hvordan en oppgave utføres, eller en leder som gir korte beskjeder og tilbakemeldinger i løpet av dagen. 

Ekstern støtte er støtte som tilføres utenfra, for eksempel fra jobbspesialisten eller gjennom bruk av hjelpemidler og tilpassede opplæringsmetoder. Dette kan være visuell støtte, sjekklister eller konkrete strategier for å lære oppgaver. 

Som hovedregel bør opplæring knyttes til kollegaer og mentor. Dette gir arbeidstakeren støtte i det daglige arbeidet, samtidig som det styrker tilhørighet og deltakelse i arbeidsmiljøet. Når støtten er forankret på arbeidsplassen, blir det også lettere å håndtere utfordringer underveis og stå i jobben over tid. 

Jobbspesialistens rolle er å bli kjent med hvordan støtte gis og fungerer i bedriften. Det innebærer å utforske hvordan nye oppgaver læres, hvordan kollegaer samarbeider, og hvordan veiledning gis i praksis. 

Ekstern støtte blir aktuelt når det er et gap mellom det arbeidsplassen tilbyr, og det arbeidstakeren trenger for å mestre oppgavene. Målet er at slik støtte skal være så avgrenset som mulig, og bidra til å styrke, ikke erstatte, den naturlige støtten. 

Det kan også være aktuelt å bruke støtteformer som arbeidstakeren etter hvert kan lære å bruke selvstendig. Dette kan for eksempel være visuelle dagsplaner, sjekklister, videoeksempler, selvregistreringsskjemaer, telefonalarmer eller kalender- og planleggingsapper. 

Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at naturlig støtte ikke alltid er fullt utviklet fra start. Den kan være behov for å bygge opp denne støtten over tid, i samarbeid mellom jobbspesialist og arbeidsplass. Dette kan innebære å støtte kollegaer i en veilederrolle, tydeliggjøre hvordan opplæring skjer, eller strukturere oppgaver slik at støtte lettere kan gis underveis. 

Selv om støtte og oppfølging først gjennomføres i neste fase, legges grunnlaget allerede i jobbutviklingen. Hvordan støtte skal gis, av hvem og i hvilke situasjoner, planlegges før oppstart for å legge til rette for læring, deltakelse og jobbfastholdelse over tid.

Jobbanalysen danner grunnlaget for videre planlegging av opplæring og oppfølging. Den gir en konkret beskrivelse av hva arbeidet innebærer, og hva som skal til for at arbeidstakeren kan mestre oppgavene. 

Funnene i jobbanalysen oppsummeres i en jobbstøtteplan, som blir et arbeidsverktøy i samarbeidet mellom mentor, arbeidstaker og jobbspesialist. Det er viktig å understreke at verken jobbanalysen eller jobbstøtteplanen er statiske beskrivelser. De er arbeidsverktøy som kan justeres etter hvert som erfaringene utvikler seg, og som gir et felles utgangspunkt for samarbeid mellom arbeidsgiver, arbeidstaker og jobbspesialist.

Skjema for jobbanalyse

Jobbstøtteplan