Digital løsning for politiattest ved OsloMet

Bakgrunn for tiltaket/prosjektet
Ved OsloMet skal alle studenter som får opptak til studieprogram hvor de gjennomfører praksis med barn og unge, eller har praksis i kommunale helse og omsorgstjenester, legge frem politiattest ved studiestart.

For OsloMet betyr det at ca. 4.500 studenter hvert år skal levere gyldig politiattest. I forkant må studentene informeres om rutinene, og etter innlevering må alle politiattestene registreres i FS. Videre må det sendes påminnelse til studenter som ikke har levert attest. Studenter
med merknad på attesten eller studenter som har levert «feil» attest må også følges opp.

Før prosjektoppstart ble dette håndtert av hvert enkelt fakultet/utdanning noe som medførte ulike rutiner, lite standardisering og enkelte tilfeller mangelfull kvalitetssikring.

I tillegg til uoversiktlig rutiner var det krevende ressursmessig, og med svært manuelle prosesser.

Gjennomføring av tiltaket/prosjektet
Fase 1
Her var fokuset standardisering og sentralisering. Vi utarbeidet felles retningslinjer for alle studenter, god informasjon på e-post og nettsider, og klare rutiner for registrering og oppfølging. Dette ble gjennomført i samarbeid med fakultetene, og SDI. Videre utarbeidet vi nettsider med informasjon til studentene med rutiner for innlevering av politiattest. I samarbeid med SDI ble det laget nettsider for ansatte med retningslinjer for håndtering av avvik.
Vi hadde studenter som bidro i utarbeidelse av informasjon og testing av løsningen.
Fase 2
Oppgaven var å vurdere digital/automatisk registrering av politiattestene i FS ved bruka av RPA. Vi gjorde en grundig vurdering som ble ledet av IT. Det ble besluttet at på at det nåværende tidspunkt er det ikke aktuelt grunnet bl.a. knapphet på ressurser og kompetanse, og at omfanget er begrenset.
Fase 3
Vurdere løsning med direkte kobling fra FS til politiets register med direkte registrering i FS. Før vi kom i gang med dette arbeidet ble det kjent at SIKT (Unit) skal lage sektorløsning.Til slutt utarbeidet vi rutiner for overføring til ordinær drift med rolle- og ansvarsbeskrivelse.

Hva gikk bra i tiltaket/prosjektet?
Vi jobbet for ett tett og godt samarbeid med alle interessenter (SK, IT, fakultetene) fra start av. Det skapte god flyt i arbeidet, positiv innstill og forståelse for at noen arbeidsprosesser ble standardisert og sentralisert.

Samarbeidet med IT for utvikling av RPA var svært nyttig. Vi hadde en omfattende vurdering om RPA for lesing og registrering av politiattester er hensiktsmessig. Dette arbeidet var også lærerikt med tanke på hvordan vi jobber med nye og kommende IT-/digitaliseringsprosjekter.

Gjennom grundig arbeid i alle ledd, også oppfølging av studenter med merknad på politiattesten har vi sikret god kvalitet i alle ledd.

Tilbakemeldinger fra fakultetene samarbeid og resultat er positive.

Hva kunne vært gjort bedre?
Sentralisering og standardisering medfører endringer i allerede godt etablerte løsninger, og vi ser i ettertid at vi ikke var helt forberedt på at det ville dukke opp enkelt lokale løsninger som skapte noe rusk i maskineriet. Ved enda tettere samarbeid med utdanningene kunne dette kanskje vært unngått.

Hva kan bli utfordringer framover?
Løsningen med å innhente, registrere og oppfølging av manglende politiattester er fortsatt forholdsvis manuell, og vi må jobbe videre for digitale sikre løsninger. Dette er en utfordring for hele sektoren, men vi er nå kjent med at SIKT (tidligere Unit) jobber en sektorløsning.

• Kategori: Avsluttede prosjekter