Digital oppmøteregistering ved studiestart

Prosjekteier:
Royne Kreutz – Seksjon for digitalisering i utdanning (DiU)
Prosjektleder:
Inger Setnes – Seksjon for digitalisering i utdanning (DiU)

Bakgrunnen for tiltaket
Hver høst starter det rundt 9.000 nye studenter ved OsloMet.
Fakultetene ønsker av flere grunner obligatorisk fremmøte, f.eks. behov for supplering, inndeling i grupper og sikre at studentene får viktig informasjon som gis første studiedag.
Tidligere har oppmøteregistreringen blitt gjennomført ved fysisk oppmøte med avkrysning på papirlister, og så registrering i FS. Dette er svært ressurskrevende, kan gi et dårlig førsteinntrykk og kan medføre feil.

Vi har derfor i flere år diskuterte og vurdert behov, og sett på ulike digitale løsninger. Våren 2020 ble det med pandemien helt nødvendig å finne en digital løsning for oppmøteregistrering for studiestart høsten 2020.

Royne Kreutz og Inger Setnes

Gjennomføring av tiltaket/prosjektet
I samarbeid med Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon informerte vi studentene i ulike kanaler om hvordan oppmøteregistrering skulle foregå, og forventninger til dem som nye studenter.

I samarbeid med fakultetene utarbeidet vi gode back up-løsninger i tilfelles systemet ikke
fungerte.

Hva gikk bra i tiltaket/prosjektet?
Vi har gjennomført digital oppmøteregistrering ved 3 studiestarter (H20, V21 og H22), og overordnet er vi veldig fornøyde med prosjektgjennomføringen. Vi opplever at de ansatte også er positive til løsningen. Studentene håndterte løsningen uten problemer.
Vi samarbeidet godt med fakultetene om innhenting av nødvendig informasjon som studieprogram, studiestartstidspunkt, studenter osv., og hadde gode rutiner for registrering av dataene.

Hva kunne vært gjort bedre?
I og med at det ikke er full integrasjon mellom Felles studentsystem (FS) og NOA (den digitale oppmøteregistreringen) måtte det gjøres et ganske omfattende manuelt registreringsarbeid i ulike systemer. Enkelte prosesser ble nok mer omfattende enn nødvendig. Men gjorde oss gode erfaringer ved pilotering studiestart høsten 2020 som gjorde dette arbeidet betydelig enklere og mer driftssikkert høsten 2021.
Med mye manuelt arbeid følger også noen feil, men ingen store saker som påvirket oppmøteregistrering negativt.

Hva kan bli utfordringer framover?
Det må jobbes videre med integrasjonen mellom FS og NOA. Dette gjelder også for flere institusjoner, og det er viktig at OsloMet er tett på utviklingsarbeidet. Vi samarbeider med 2-3 institusjoner og leverandør om dette arbeidet.

Hvordan har tiltaket blitt overtatt av linje i drift
NOA som løsning for digital oppmøteregistrering ved studiestart ble satt i ordinær drift til studiestart høsten 2021.
Det er Utdanningsavdelingen ved Seksjon for digitalisering av utdanning som er ansvarlig for teknisk løsning og praktisk gjennomføring av digital oppmøteregistrering ved OsloMet.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.