Pilotprosjekt for digitalt EVU tilbud innen estetiske fag

Tiltakseier: Liv Klakegg Dahlin
Tiltakstleder: Peter Haakonsen

Overordnet: Et nyskapende, fleksibelt og brukerorientert digitalt EVU-tilbud. Mål om å ruste våre uteksaminerte studenter til et arbeidsmarked i endring, blant annet nye læreplaner (LK20), nye formidlingskrav for statsstøttede kunst- og formidlingsinstitusjoner, samt endrede roller i kunstlivet. Konkret: Gjennomføring av et pilotprosjekt for digitalisering og modulisering av to eksisterende EVU-emner (Digitale bilder 15 stp. og Kommunikasjon i digitale medier stp., under årsstudiet Design og kommunikasjon i digitale medier). Dette vil si etablering av åtte mikroemner. Under Digitale bilder ligger mikroemnene Bilde og budskap og Grafiske uttrykk med bilde og tekst (begge 5 stp), og Visuelle virkemidler og Idéutvikling og kreativ prosess (begge på 2,5 stp). Under Kommunikasjon i digitale medier ligger mikroemnene Digitale presentasjoner og layout og Digital formidling med videoredigering (begge 5 stp) og Kommunikasjon i sosiale medier og Mobil storytelling (2,5 stp). Det var i teorien mulig å velge alle åtte mikroemnene samtidig, da fire av dem gikk suksessivt gjennom hele høstsemesteret på tirsdager, mens de fire andre hadde undervisning på onsdager.

Gjennomføring
Studieprogramansvarlig delegerer emneansvar til kolleger med 10 timer emneansvar pr emne. Førstnevnte har overoppsyn med alt som skjer, men emneansvarlig skal først og fremst holde orden på Canvas, utvikle eksamensoppgave og fungere som hovedsensor.
De som fikk rolle som emneansvarlig fikk det på bakgrunn at de fungerte som hovedlærer i det aktuelle emnet.

Hva kom ut av prosjektet?
Forankring i ledelse og meget god støtte fra fakultetsadministrasjonen.
Positivt at studentene kan shoppe emner. God bruk av studentassistenter i undervisningen. Fordeling av emneansvar gikk strålende i enkelte av emnene. Dette gjaldt spesielt de som har undervist mye på de opprinnelige emnene før og/eller som har hatt emneavsar tidligere. Tydelig og enhetlig bruk av Canvas der målet har vært at studenten raskt skal kunne forstå hvor det nyeste læringsstoffet er å finne.

Hva kan forbedres?
Det er en del jobb med mange små emner. Og hvordan få studentene til å gjennomføre? Det var nok mange av de samme som valgte alle emnene. Antall som gjennomførte eksamen lå fra null til noen få og opp til ca 12-15 stk på det meste. Måltallet var 30 stk pr mikroemne. Ut fra enkelte eksamensresultater var ikke nivået særlig høyt. Bør undervisningen være enda mer eksamensnær? Eller er det viktigere at de bruker erfaringen fra studiet og den lille eksamenen videre i livet, og heller utvikler seg videre i livet. Ikke alle innleide faglærere tok emneansvarsrollen like lett, og studieprogramansvarlig fikk en del merarbeid knyttet til dette. Dette gjelder enkelte av de innleide lærerne som vanligvis er vant med å undervise sitt opplegg uten å måtte vite så mye om helheten. De har ofte ikke tid til å være med på etableringsmøter i starten slik at det kan være krevende å lære dem opp godt nok.

Hva kan bli utfordringer framover?
Det kan hende mikroemner som i stor grad fokuserer på Photoshop og InDesign trekker en del folk som vil lære det vesentlige, men som ikke nødvendigvis vil levere eksamen. Dette til tross for at opplegget vårt ikke er rene kurs, men en mer helhetlig innføring der refleksjon over egen prosess og hvordan de digitale produktene henvender seg til målgrupper inngår. En annen utfordring vil handle om balansen mellom innsats fra OsloMets side versus studiepoengproduksjonen. Hvis bare fem studenter leverer eksamen i et 5 stp-emne er det lett å gjette seg til at OsloMet ikke tjener stort på dette, men mer sannsynlig går i minus.

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av linje i drift?
På grunn av få studenter som gjennomførte emnene, er tiltaket lagt på is.



Fleksibelt digitalisert 5stp engelsk-språklig-tilbud på masternivå

Tiltaks-/prosjekteier: Nina Waaler

Tiltaks-/prosjektleder: Ann-Karin Valle, SHA1, HV

En ny satsing på potensiell studentutvekslingog deling av kunnskap internasjonalt, krever nytenkningsom blant annet inkluderer delvis digitaliseringav enkelt-emner. Dette gjelder et felt der kunnskapsbasert satsing i Norge bør være en selvfølge, men som internasjonalt er et ekstra sårbart fagfelt ikke minst relatert til sosial ulikhet. Seksuell og reproduktiv helse og rettigheter(SRHR)har i flere tiår vært inkludert blant FNs bærekraftsmål, og avVerdens Helseorganisasjon (WHO)ogFNs befolkningsfond (UNFPA)vært erklært som et svært sentralt fagområde for satsing for å utjevne sosial ulikhet, sammen med satsing på kvinnehelse

Gjennomføring
Gjennomføringens første ledd var planlegging.Både av innhold, faglig utvikling, testing og evaluering.Det betyr planlegging; a) sammen med student-ekspertgruppe, b) sammen med kollegaerinnen SRHR-faget, c) av gjennomføring av filmopptak, med medieseksjonen, d)med undervisere som stiller seg villige til filmopptak,interne ved SHA1, HV, interne vedLUI, eksterne fra Universitetet i Oslo og andre, e) med eksperter på teknologistøttet læring fra SLATE/UIBvedrørende læringsanalyse,f) med Digin ved Camilla Foss, g)med IT-seksjonen angående teknisk samspill for detaljer som var avgjørende for uttesting for læringsanalyse-delen. h) av samarbeid med studieadministrasjonen angående rekruttering av internasjonale studenter, digital student-tilgang, i) samarbeid med lærer-kollegaer i samarbeidende universiteter i Palestina og Ghana, inkludert avtaler om lokale «on-campus»-øvelser på samme tematikk vi hadde lokal trening på campus OsloMet.Denne delen var ledet av prosjektleder i MIDRED, Berit Mortensen.

Hva kom ut av prosjektet?
Forankring i ledelsen og samarbeid med Den Gode Studentopplevelsen har vært en klar fordel for et prosjekt som har som hovedmål å både bidra til faglig kvalitet i et master-utdanningstilbud, og samtidig er opptatt av studentene som brukere av våre studietilbud, og deres opplevelse av å være student i dette utdanningstilbudet. Studenter kan oppleve særlige utfordringer i perioder der emnene er i utvikling og endringer skjer i relativt høyt tempo. DGS har bidratt til et viktig fokus på studentopplevelse som en del av kvalitetsutviklingen.

Hva kan forbedres?
•En bedre forberedthet for internasjonale studenterlengre tid i forkant. I dette løpet var det lagt opp til full tilgang til digitale læringsressurser en uke i forkant. Denne gangen ble det for kort tid ogforbegrenset innholdsmessig introduksjon. Et forkurs om krav i masterløp i vår utdanning både fra studieadministrasjonen, og fra emneansvarlige, samt introduksjon til OsloMets digitale ressurser som bibilioteksressurser, studieverksted og annet, vil vi tilstrebe å utvikle denne høsten. Vi vil også sikre større grad av mulighet til å ta opp individuelle spørsmåli god tid før oppstart av felles nettundervisning i sanntid.

•En bedre forberedthet blant norske studenterrelatert til det som strukturelt vil være annerledes i undervisningstilbudet i MAJO4100 sammenlignet med deres foregående emneer også nødvendig.

•Neste student-gruppe vil alle studenter få skriftlig orientering om emnet i større detalj minimum 6 uker før, og tid til digitalt møte i sanntid med full tilgang til digitalt læreverkfire uker før oppstart.

•Seksuell helse er som nevnt et fagfelt som fortsatt i store deler av verden kjennetegnes ved tabuisering, ekstrem sosial ulikhet, og faglig kamp for å kunne arbeide kunnskapsbasert.Dette gjelder ikke minst mangfold og sårbarhet. Selv om det vi har utviklet har gitt primært gode tilbakemeldinger, er det behov forgrundigere evaluering. Når det gjelder det digitale læreverket er dermed arbeidet med tema 4 noe som anses som en start på en tematikk som bør utvikles videre. Samarbeid med Skeiv verden i Norge kan bidra positivt. Internt samarbeid ved OsloMet kan også gjerne styrkes. Vi har også mye å lære videre fra kollegaer fra land i sør.

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av
linje i drift?
Tiltaket er i 2022 overtatt av kollegiet og er inne i vanlig drift. Samtidig er det i et samspill med MIDRED-prosjektet i noen grad i fortsatt utvikling.


Digital læringstøtte for prosjektledelse (PL1 og PL2) ved Master of Management

Tiltaks-/ prosjekteier: Handelshøyskolen OsloMet Tiltaks-/prosjektleder: Torgeir Skyttermoen

Studietilbud for studenter som ønsker faglig kompetanseutvikling mens de er i fullt arbeid, fordrer at læringsløpet utformes slik at det gjør det mulig på en hensiktsmessig måte. Studieemnene Prosjektledelse 1 (PL1) og Prosjektledelse 2 (PL2) er to emner som inngår i den nylig vedtatte erfaringsbaserte masteren i ledelse (Master of Management – MoM). Et studium som er lagt opp slik at oppdragsgivere kan kjøpe kompetansetiltak i form av studieemner til egen gjennomføring, i tillegg til at emnene også kan tilbys til enkeltstudenter gjennom ordinær utlysning og gjennomføring.

Formålet med prosjektet er derfor å utvikle gode læringsressurser som setter studentene bedre i stand til læring i en situasjon hvor de som oftest kombinerer kompetansehevingstiltakene med full jobb og andre aktiviteter.

Gjennomføring
De mest sentrale utviklingstiltakene for dette tiltaket/prosjektet har vært utvikling av digitale læringsmidler:

For begge emnene er det utarbeidet en læringssti/læringsløp hvor ulike digitale formater og læringsverktøy er tilgjengeliggjort suksessivt i læringsløpet. Det er utviklet hhv.8 og 6 fagmoduler (for PL2 og PL2) som inneholder faglige videopresentasjoner, podkaster, webinarer, digitale oppgaver for studentene og annet. Disse skal sette studentene i stand til læring i en kombinasjon med arbeid og andre aktiviteter. Det er gjennom å bruke Teams som plattform også lagt opp til samarbeid, diskusjoner og prosesser mellom studentene.

Tiltaksstøtten til digitalisering har derfor vært anvendt til både modell- og metodeutvikling gjennom utvikling av nye digitale virkemidler for læringsprosesser, og en konkretisering og utvikling av fleksible studietilbud som har en digital innretning.

Hva kom ut av prosjektet? 
Tiltaket/prosjektet var avgrenset og relativt klart. Det bidro til at det også ble gjennomført ganske nært opp til slik det var planlagt i forkant. De viktigste læringspunktene:

– Planlegg utviklingstiltak slik at de kan gjennomføres

– Innhent støtte og bistand fra DIGIN og DGS tidlig, det var nyttig gjorde det vesentlig enklere å gjennomføre i en hektisk hverdag

– Erkjenn at terskelen for å lage digitale læringsmidler som video og podcast er lav, så ikke bruk for mye tid på å forberede annen enn faglig innhold og pedagogisk innretning.

– Bruk av fagmoduler med suksessiv åpning, fungerer godt.

Hva kan forbedres?
Kunne vært flinkere til å planlegge og klargjøre for eksterne bidragsytere til podcast og video bedre. Pandemien gjorde at mye av dette ikke ble noe av grunnet både praktiske og geografiske utfordringer.

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av
linje i drift?
Gradvis og er nå fullt innlemmet i linjen.

Utlysning av midler høsten 2022

Høsten 2022 ønsker Den gode studentopplevelsen å prioritere søknader som retter seg mot det psykososiale læringsmiljøet for studentene ved OsloMet.  

Bakgrunnen for at vi fokuserer på det psykososiale læringsmiljøet, er at flere studentundersøkelser som Studentenes helse- og trivselsundersøkelse (SHoT) over tid er dyster lesning med tanke på studentenes psykososiale forhold knyttet til studiesituasjonen. Pandemien de siste årene har forsterket denne tendensen ytterligere. Den gode studentopplevelsen, styringsgruppen og studentene selv, har derfor vært tydelige på at dette bør være et prioritert område i år. Under pandemien har også videreutdanningsstudentene hovedsakelig blitt undervist digitalt og vi er interessert i søknader som ser på hvordan digital og fysisk undervisning kan kombineres for å tilby et godt psykososialt læringsmiljø, med fleksibilitet tilpasset den enkeltes jobbkrav og livssituasjon.

Vi ønsker søknader som tydelig dekker studentenes behov og treffer dem på en direkte måte.
Prosjekter og tiltak som bevilges midler må kunne starte opp innen utgangen av oktober 2022.

Tildelingskriterier

Den gode studentopplevelsen legger følgende kriterier til grunn for prioritering av tiltak og prosjekter, og i søknaden må dere redegjøre for hvordan disse kriteriene er ivaretatt:

For studenter

1. Studentenes behov må begrunnes og komme tydelig frem i søknaden 
2. Studentene er aktivt involvert i prosjektene og tiltakene gjennom hele prosjektperioden  
3. Prosjektene og tiltakene bør kunne deles med flere studenter på andre emner og program  

Studenter kan gjerne søke sammen med andre for eksempel undervisere, linjeforening, medstudenter eller studenter fra andre utdanninger.

Studenter som får midler gjennom Den gode studentopplevelsen vil få hjelp fra programkontoret til rapportering og styringsdokumenter.  

Det er fullt mulig å kombinere å studere og å jobbe med et prosjekt, eller jobbe med prosjektet på heltid. Studenter kan søke om midler til lønn i prosjektperioden, og omfanget av arbeidet defineres av søker.
Gjennom prosjektperioden vil du få nyttig kunnskap og erfaring om prosjektledelse som du kan ta med videre i arbeidslivet.

For ansatte

1. Studentenes dokumenterte behov skal være førende for søknaden 
2. Studentene er aktivt involvert i prosjektene i store deler av prosjektperioden 
3. Søknaden bør involvere flere miljøer/enheter på tvers av organisasjonen  
4. Prosjektene må ha tydelig forankring i linjen, og høyt potensial for videreføring etter prosjektperioden   
5. Prosjektene bør kunne skaleres opp for et større fagmiljø/ha potensial for overføring til andre fagmiljøer ved OsloMet  

Programkontoret og programeier gjør en vurdering av alle søknader basert på tildelingskriteriene. I tillegg blir søknadene vurdert av to studenter, styringsgruppen og to eksterne fagpersoner som gir en anbefaling til prioritering.

Prosjekter og tiltak under Den gode studentopplevelsen

Prosjekter og tiltak som får midler under Den gode studentopplevelsen vil få støtte av programmet. Et prosjekt/ tiltak tilknyttes et av programmets tre områder og følges opp av en områdeleder. Som en del av Den gode studentopplevelsen må prosjektet/tiltaket levere dokumentasjon og rapportering iht. programmets rutiner.

Introduksjonskurs for nye studenter

Prosjekteier: Julie Backer, Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon

Prosjektleder: Tone Gjerding

Studiebarometeret viser at mange opplever at overgangen fra videregående skole til universitet er utfordrende. Samtidig kan vi lese i studentenes helse og trivselsundersøkelse (SHoT) at
mange studenter sliter og føler seg ensomme, og vi ser at frafallet er størst i starten av studiet.

Målet med introduksjonskurset er at studentene skal føle seg velkommen til OsloMet og bli trygge
på hva som venter dem.

Gjennomføring – utvikling og testing av introduksjonskurset
• Digitalt og foregå i canvas. Da virker det mer obligatorisk enn et kurs hentet fra nettsiden vår. Det er en plattform vi allerede har og som studentene skal bruke videre. De får tilgang før studiestart, så snart de har takket ja til plass og fått innloggingsinformasjon.
• Generisk, likt for alle, men hvert studieprogram får sin egen versjon slik at studentene gjennom refleksjonsoppgavene kan interagere og bli litt «kjent» med studenter som tar samme utdanning.
• Fem moduler der hver modul består av film, tekst, spørsmål, en refleksjonsoppgave og lenker til aktuelle nettsider og læringsressurser. Man tar en modul ferdig før den neste åpner seg.

Hva kom ut av prosjektet?
Det å pilotere et kurs som skal ut til så mange er viktig, det gir kunnskap man tar med seg videre og gjør det lettere å forankre kurset ut i organisasjonen i forkant. Ved å presentere kurset og
evalueringen av piloten for alle fakulteter og for SAL, AMU, mm blir det litt kjent i organisasjonen før det sendes bredt ut.

At så mange tok kurset tyder på at de opplever det som obligatorisk og at de nye studentene er klare for en slik introduksjon når de har fått plass på studiet sitt.

Hva kan forbedres?
En ting vi kunne ha jobbet mer med var å koble kurset til studentgrupper. Kurset står godt alene som et digitalt tilbud, men det hadde vært fint om man kunne hatt en oppfølging etter studiestart.
Kanskje laget en modul eller et fortsettelseskurs der studentene kunne jobbet i grupper med noen
oppgaver sammen med sine nye medstudenter.

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av linje i drift?
Prosjektleder fortsetter i 20 % stilling på Avdeling SK fram til 1. september for å følge opp kurset.

Avtaler på nett (ApN)

Prosjekteier: Benedicte Solheim
Produkteier: Lise Bakke Brøndbo
Prosjektleder: Anders Codan

Prosjektet Avtaler på Nett (ApN), er en del av Område 1 i programmet Den gode studentopplevelsen (DGS). Prosjektet har som mål å utarbeide en løsning for publisering av informasjon for studenter som ønsker internasjonal utveksling.

Gjennomføring
Prosjektet Avtaler på Nett (ApN), er en del av Område 1 i programmet Den gode studentopplevelsen (DGS). Prosjektet har som mål å utarbeide en løsning for publisering av informasjon for studenter som ønsker internasjonal utveksling.

Hva kom ut av prosjektet? 
1. Sterkt produkt- og prosjekteierskap

2. Sterk involvering av interne utviklingsressurser

3. Sterk brukerinvolvering

4. Omfattende og godt tverrfaglig samarbeid

5. Smidig utviklingsmetodikk (Scrum)

Hva kan forbedres?
1. Økonomistyring av faktisk forbruk

2. Økonomistyring av faktisk forbruk

3. Kompleksiteten i løsningen ikke helt kjent

4. Videre gevinstrealisering

5. Videre modning i bruk av Smidig
utviklingsmetodikk

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av
linje i drift?
Følgende roller og ansvar i drift er identifisert og allokert:

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er Skjermbilde-2022-05-16-kl.-16.10.51-1024x326.png

Malverk for mentorordning ved OsloMet

Tiltaksledere: Asta Kristiansen og Beate Dessingthon.

Vi ønsket å utvikle et fleksibelt malverk som kan tilpasses lokale forhold, være en ressurs i planleggingen og stimulere til at flere setter i gang mentorordninger ved OsloMet

Asta Kristiansen og Beate Dessingthon

Kontekst og formål for mentorordninger
God faglig- sosial integrering fra første dag er avgjørende for å redusere frafall og styrke gjennomstrømningen. Dette er godt dokumentert i forskning og undersøkelser.
Vi vet at:
• 1/3 av studentene sliter med symptomer på psykiske lidelser (SHOT-undersøkelsen 2018)  
• 29 % av OsloMets studenter oppgir at de ofte eller svært ofte føler seg ensomme (SHOT-undersøkelsen 2018). 
• Overgangen fra å være elev til å bli student er krevende for mange både praktisk, sosialt, og faglig 
• Usikkerhet rundt hva det vil si å være student, gjør at mange studenter kommer sent i gang med studiene sine  
• Sosialt og faglig nettverk er viktig for å gjennomføre studiene 

Gjennomføring av tiltaket
Tiltakslederne var fast medlem at prosjektgruppen til «Mentorprogram for læring og trivsel» ved Institutt for sykepleie og helsefremmende arbeid, studieåret 2020/21. Hensikten var å innlemme erfaringer fra sykepleie i malverket.
Høsten 2020 ble brukt til å innhente nyttig kunnskap fra bla. mentorprosjektet på sykepleie, interne ressurser, eksterne samarbeidspartnere og læresteder.
Interne ressurser:
• Studieverkstedet
• Dosent Magritt Lundestad (LUI)
• Professor Kari Mari Johnsmoen (Universitetsbidlioteket)
• “Vi er her for deg- gruppa»
• FYE-teamet (First year experience)
Eksterne samarbeidsparter og læresteder:
• Universitetet i Bergen
• Nasjonalt kompetansenettverk for studenters suksess i høyere utdanning (NFYE)
Våren 2021 begynte arbeidet med utforming, innhold og gjennomføring av brukertester.

Hva kom ut av prosjektet? 
• Positivt med tverrfaglig samarbeid mellom UTD, SK og HV ved sykepleie.
• Veldig nyttig å være koblet opp mot et stort mentorprosjekt. Vi tok bla. med oss erfaringer med organisering og økonomi (rutiner for timelister)
• Prosjektgruppen med studenter og en administrativ fra sykepleie, var avgjørende for å utvikle en mentorordning av høy kvalitet som svarer ut studentenes behov og derigjennom et godt malverk.

Hva gikk bra i tiltaket?
Vi opplever at tiltaket har hatt gode rammebetingelser når det gjelder ressursbruk og varighet.
De viktigste suksessfaktorene har vært:
• Tett koblingen opp mot mentorprosjektet på sykepleie
• Godt samarbeid på tvers av fag, studieadministrasjon og studenter
Vi opplever at malverket utelukkende er møtt med positivitet og velvilje.

Hva kan bli utfordringer framover?
Utfordringer fremover kan bli å få ansatte til å bruke malverket under planlegging og gjennomføring av mentorordning for sine studenter. Vi ønsker at ansatte som bruker malverket skal gi tilbakemeldinger slik at det kan videreutvikles og forbedres.

Tilrettelegging av studiehverdagen

Prosjekteier:
Benedicte Solheim (UTD)
Prosjektleder:
Eva Marie Ballo (UTD)

Grunnlaget for tiltaket
Studentombudet har mottatt et økende antall klager fra studenter som omhandler tilrettelegging av studiesituasjonen. Studentene har pekt på flere utfordringer, bl.a. mange forskjellige kontaktpunkter, at helseopplysninger forsvinner i posten, manglende opplysninger om saksbehandlingstid/ klageadgang, samt manglende individuelle vurderinger og begrunnelser ved avslag.

Basert på tilbakemeldingene fra studentene var det behov for å gjennomføre et større arbeid med å kartlegge dagens situasjon, kontaktpunktene studentene må forholde seg til når de skal søke om tilrettelegging, summen av nettbasert informasjon og dagens arbeidsflyt, roller og ansvar. Formålet med kartleggingen var å identifisere forbedringsområder innen arbeidsflyt og danne et grunnlag for å utvikle et digitalt søknadsskjema som kunne som kunne bidra til å løse noen av de utfordringene studentombudet har pekt på.

Gjennomføring
Prosjektet har vært gjennomført i fire faser.
Innsiktsfasen: Prosjektgruppen innhentet informasjon fra et par andre utdanningsinstitusjoner for å få ideer til hvordan søknadsprosessen kunne digitaliseres. Deretter gjennomførte vi tre workshoper
hvor vi kartla arbeidsflyt “her og nå” og ønsket arbeidsflyt på OsloMet.

Testing og justering: Nettskjemaet ble testet ut på både studenter i målgruppen, og en gruppe saksbehandlere på fakultet. Sopra Steria fasiliterte testingen av studentgruppa. Etter disse rundene ble det gjort noen justeringer.


Produksjonsfasen: Etter en grundig diskusjon ble vi enige med fakultetene om mottak av nettskjema og rutingen i Public 360. Vi ferdigstilte nettsiden i samråd med Avdeling SK og oversatte skjemaet til engelsk og nynorsk. Prosjektet ble presentert i Studieadministrativt lederforum og i Tilretteleggingsforum som består av saksbehandlere som er involvert i tilretteleggingssaker.


Implementering: Nettskjemaet og nettsidene ble publisert ved semesterstart høsten 2021.

Hva gikk bra i tiltaket/prosjektet?
Å samarbeide på tvers i organisasjonen er en positiv erfaring, og helt avgjørende for et godt resultat. Det medfører at man ivaretar ulike perspektiver og sikrer eierskap til prosessen og resultatet. Vi ser
også at involvering av ledere er avgjørende for å gi endringene legitimitet, og sørger for at saksfeltet blir prioritert.

Hva kunne vært gjort bedre?
En del av søknadene fra studentene fremstår som vage eller ubegrunnede, og noen søknader bærer preg av at studenten har urealistiske forventninger til hva som er mulig å tilrettelegge. Dette kan henge sammen med hvordan skjemaet ble utformet. Fakultetene mener det bør være et klarere
skille mellom formelle søknader om tilrettelegging og generelle henvendelser/spørsmål.

Hva kan bli utfordringer framover?
I en stor og kompleks organisasjon som OsloMet er det helt avgjørende at arbeidsdelingen mellom nivåene i organisasjonen er klar. Tilrettelegging kan i enkelte tilfeller innebære vurderinger fra fagmiljøene og flere administrative enheter. Det er derfor en fordel at saksbehandler som mottar saken i Public 360, får et ansvar for å følge opp og koordinere tilretteleggingen når dette er nødvendig gjennom å kontakte riktige personer, veilede
og følge opp samtaler.

Standardisering og selvbetjeningsløsninger er et godt tilbud for de fleste studenter og vil kunne bidra
til raskere saksbehandling. Men det er en viss fare for økende byråkratisering ved at stort og smått behandles som enkeltvedtak, og forsinker responstiden.

Det er derfor viktig at fokuset rettes mer mot transparens, at det er mulig å finne ut i ettertid hvordan en sak er håndtert

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av
linje i drift?

Nettskjema og ny arbeidsflyt er formelt implementert og inngår som en del av daglig drift. I forbindelse med implementeringen har prosjektgruppen orientert ledergruppen om prosjektet, som igjen har fått ansvaret for å ta prosessen videre med studieadministrasjonen på fakultetet.

Mentorordning for læring og trivsel – sluttrapport

Prosjekteiere: Kari Jonsbu Hjerpaasen, Thea Ramm og Sandra Rathe Knutsen

I dette prosjektet ønsket vi å legge til rette for økt trivsel og læring, mindre frafall og en bedre overgang fra videregående skole til høyere utdanning

Kari Jonsbu Hjerpaasen, prosjektleder

73,5% av studentene svarte at de synes mentorordningen er et nyttig tiltak.

Gjennomføring
Mentorordning for læring og trivsel er en ordning hvor andre- og tredjeårsstudenter var mentorer for førsteårsstudenter ved bachelorutdanningen i sykepleie. Mentorene tok individuell kontakt med
sine førsteårsstudenter minimum én gang i måneden.

Mentorene møtte prosjektgruppen månedlig. Her delte de opplevelser, tips og erfaringer. På møtene fortalte mentorene hva som har skjedd siden sist, og hva som interesserte
førsteårsstudentene. Mentorene kunne spørre prosjektgruppen hvis det var informasjon de er usikre på, eller opplevde at studentene var usikre på. På denne måten kunne vi i prosjektgruppen sikre at god og riktig informasjon kom ut til studentene. Vi sikret også her toveiskommunikasjon med studentene.

Det handler om å se hver og en student! Nå har 770 førsteårsstudenter ved sykepleie en mentor

Kari Jonsbu Hjerpaasen, prosjektleder

Hva kom ut av prosjektet? 
Mentorene skapte en positiv studentkultur, opplever tilhørighet gjennom sitt arbeid som mentor og viser felles ansvarsfølelse for førsteårsstudentene.

Hva synes studentene om tiltaket?
73,5% svarte at de synes mentorordningen er et nyttig tiltak, mens 63,5% svarte at mentoren deres hadde en positiv påvirkning for deres trivsel under studiestart.

Hva kan forbedres?
Studieadministrasjonen setter ikke aktivt av ressurser for at en fra studieadministrasjonen kan bidra inn, og foreslår at administrasjonen kun skal bidra med tilganger (til eksempelvis lister fra FS). Dette vil ikke være tilstrekkelig for at mentorordningen skal kunne holde tilsvarende høy kvalitet som det har hatt i prosjektfasen. Representanten fra studieadministrasjon må få tid til å delta på de månedlige
mentormøtene, møter med (tidligere) prosjektgruppen, svare på spørsmål fra mentorene og jevnlig videreformidle og tydeliggjøre overfor faglige ansatte og kolleger i administrasjonen hva som opptar
studentene.

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av
linje i drift?
Mentorordning for læring og trivsel er implementert i linjen fra januar 2022. Det var enstemmig i ledergruppen ved Institutt for sykepleie og helsefremmende arbeid at Mentorordningen skal
prioriteres for bachelor sykepleie.

Ønsker du mer kunnskap om mentorordningen eller igangsette en egen mentorordning? Les mer her:

Mentorordning for læring og trivsel – Den gode studentopplevelsen (oslomet.no)

https://blogg.nord.no/studenterssuksess/

Digital løsning for politiattest ved OsloMet

Prosjekteier:
Royne Kreutz – Seksjon for digitalisering i utdanning (UTD)
Prosjektleder:
Inger Setnes – Seksjon for digitalisering i utdanning (UTD)

Bakgrunn for tiltaket/prosjektet
Ved OsloMet skal alle studenter som får opptak til studieprogram hvor de gjennomfører praksis med barn og unge, eller har praksis i kommunale helse og omsorgstjenester, legge frem politiattest ved studiestart.


For OsloMet betyr det at ca. 4.500 studenter hvert år skal levere gyldig politiattest. I forkant må studentene informeres om rutinene, og etter innlevering må alle politiattestene registreres i FS. Videre må det sendes påminnelse til studenter som ikke har levert attest. Studenter
med merknad på attesten eller studenter som har levert «feil» attest må også følges opp.

Før prosjektoppstart ble dette håndtert av hvert enkelt fakultet/utdanning noe som medførte ulike rutiner, lite standardisering og enkelte tilfeller mangelfull kvalitetssikring.

I tillegg til uoversiktlig rutiner var det krevende ressursmessig, og med svært manuelle prosesser.

Gjennomføring av tiltaket/prosjektet
Fase 1
Her var fokuset standardisering og sentralisering. Vi utarbeidet felles retningslinjer for alle studenter, god informasjon på e-post og nettsider, og klare rutiner for registrering og oppfølging. Dette ble gjennomført i samarbeid med fakultetene, og SDI. Videre utarbeidet vi nettsider med informasjon til studentene med rutiner for innlevering av politiattest. I samarbeid med SDI ble det laget nettsider for ansatte med retningslinjer for håndtering av avvik.
Vi hadde studenter som bidro i utarbeidelse av informasjon og testing av løsningen.
Fase 2
Oppgaven var å vurdere digital/automatisk registrering av politiattestene i FS ved bruka av RPA. Vi gjorde en grundig vurdering som ble ledet av IT. Det ble besluttet at på at det nåværende tidspunkt er det ikke aktuelt grunnet bl.a. knapphet på ressurser og kompetanse, og at omfanget er begrenset.
Fase 3
Vurdere løsning med direkte kobling fra FS til politiets register med direkte registrering i FS. Før vi kom i gang med dette arbeidet ble det kjent at SIKT (Unit) skal lage sektorløsning.Til slutt utarbeidet vi rutiner for overføring til ordinær drift med rolle- og ansvarsbeskrivelse.

Hva gikk bra i tiltaket/prosjektet?
Vi jobbet for ett tett og godt samarbeid med alle interessenter (SK, IT, fakultetene) fra start av. Det skapte god flyt i arbeidet, positiv innstill og forståelse for at noen arbeidsprosesser ble standardisert og sentralisert.

Samarbeidet med IT for utvikling av RPA var svært nyttig. Vi hadde en omfattende vurdering om RPA for lesing og registrering av politiattester er hensiktsmessig. Dette arbeidet var også lærerikt med tanke på hvordan vi jobber med nye og kommende IT-/digitaliseringsprosjekter.

Gjennom grundig arbeid i alle ledd, også oppfølging av studenter med merknad på politiattesten har vi sikret god kvalitet i alle ledd.

Tilbakemeldinger fra fakultetene samarbeid og resultat er positive.

Hva kunne vært gjort bedre?
Sentralisering og standardisering medfører endringer i allerede godt etablerte løsninger, og vi ser i ettertid at vi ikke var helt forberedt på at det ville dukke opp enkelt lokale løsninger som skapte noe rusk i maskineriet. Ved enda tettere samarbeid med utdanningene kunne dette kanskje vært unngått.

Hva kan bli utfordringer framover?
Løsningen med å innhente, registrere og oppfølging av manglende politiattester er fortsatt forholdsvis manuell, og vi må jobbe videre for digitale sikre løsninger. Dette er en utfordring for hele sektoren, men vi er nå kjent med at SIKT (tidligere Unit) jobber en sektorløsning.