Studentfrivillighetsgallaen
Tiltakseier: Studentparlamentet
Tiltaksleder: Mats Ugland, Læringsmiljø- og Internansvarlig i Studentparlamentet
Tiltaksperiode: januar 2023-mai 2023
Bakgrunnen for tiltaket
SHoT undersøkelsen som ble gjennomført i 2022 viser at OsloMet ligger under landsgjennomsnittet på antall studenter som er frivillig på siden av studiet (Studentsamskipnaden SiO , 2022). Spesieltetter pandemien har en sett en sett nedgang i antall frivillige over hele landet og flere viktige roller i foreninger, fadderordningen og studentdemokrati står uten noen til å fylle dem. I praksis betyr dette at studentene mister viktige kulturelle og sosiale tilbud og flere står uten medvirkningsmulighet på studiet sitt.
Ser en mot de institusjonene som har ett bredt, levende og rikt studentfrivillighetstilbud som NTNU-Trondheim, NMBU, UIO er tilhørighet og kultur er viktig for å både rekruttere og sikre at de som er frivillige ikke faller fra. I studentfrivilligheten på disse institusjonene er studentgallaer en utbredt tradisjon. Disse gallaene er en gulrot for de som har bidratt i frivilligheten og rommer tradisjon for taler, prisutdelinger, sang og moro. På OsloMet har en ingen gallatradisjon eller øvrige samlingspunkt der ulike deler av frivilligheten samles under samme tak for å feire dem som har gjort en innsatts for sine medstudenter.
Prosjektet har som mål å starte en gallatradisjon for OsloMets frivillighet som gjør det attraktivt å være frivillig og som skaper ett møtepunkt for de frivillige og skaper en fellesskapsfølelse.
Gjennomføring
Søknaden til Den Gode Studentopplevelsen ble sendt inn av Læringsmiljø- og internansvarlig i Studentparlamentet og Studentlivskoordinator. Ettersom daværende studentlivskoordinator sluttet i stillingen sin, så ledelsen av prosjektet har landet på Læringsmiljø- og internansvarlig i Studentparlamentet. Ny Studentlivskoordinator har bidratt inn i prosjektet gjennom gallakomiteen.
I desember 2022 ble det stiftet en gallakomite til å arrangere gallaen. Komiteen har bestått av:
Prosjektleder Mats Ugland – Læringsmiljø- og Internansvarlig i Studentparlamentet
Komiteen:
Lisbeth Mangen – Student TKD
Maria Birkeland – Student LUI
Michael Monte de Ramos – Student LUI
Kristine Kuipers – Økonomirådgiver i Studentparlamentet
Hedda Eline Rand – Studentlivskoordinator
Målgruppe og antall deltagere
En stor usikkerhet rundt prosjektet har vært hvor mange frivillige det er på OsloMet og hvor mange det er realistisk og få med seg på ett slik arrangement og eventuelt om en skal ha det åpent for studenter uten noe tilknytting til frivilligheten.
Studentparlamentet har tall på hvor mange klassetillitsvalgte og varaer som har registrert seg (underkant av 500 pers). Foreningene og studentdemokratiet ellers har en ingen tall på, og det er gjerne flere som innehar flere verv samtidig.
I søknaden hadde vi budsjettert for 500 personer, men etter å ha hentet pristilbud fra ulike eventlokaler viste dette seg å være vanskelig å gjennomføre innenfor budsjett. Derfor ble det bestemt å redusere maks antall deltagere til 350.
Ettersom gallaen skulle være med å løfte frivilligheten ønsket vi å sikre at de som er frivillige skulle komme i første rekke, så vi startet påmeldingen med at det kun var åpent for frivilligheten, og heller åpne for den jevne student dersom påmelding skulle gå tregt. Ved å ha med ikke-frivillige får en og mulighet til å vise frem frivilligheten til potensielle nye frivillige.
Egenandel
En erfaring vi fikk høre fra andre som arrangerer for studenter er at det ofte er mange påmeldte deltagere som ikke dukker opp på arrangementer. For å forhindre dette ønsket vi at deltagerne skulle betale en egenandel for deltagelse som gjør det mer forpliktende å melde seg på og for å forhindre at folk melder seg på uten å prioritere å komme.
Egenandelen vi landet på var 250,-. Dette ga oss et større økonomisk handlingsrom til å sikre noe ordentlig som underholdning, samtidig som det fortsatt er innenfor rimelighetens grenser for hva en student har råd til å betale. Sammenlignet med andre studentgallaer er dette svært billig. BI sin «BISO charity ball» har en billettpris på 1000,- kr. Det Norske Studentersamfunn sin 16.mai galla har en billettpris på 500,-. Ifølge studenttinget på NTNU kunne en galla for en av foreningene der ha en billettpris mellom 500,- og 1500,-.
Ettersom fremtidig finansiering av gallaen på den tiden ikke var garantert ønsker vi og å ikke skape ett for stort prishopp til neste år dersom det i større grad måtte finansieres av deltagerne.
Vi åpnet også for at de som eventuelt skulle kontakte oss og fortelle at de ikke har mulighet til å betale, så gir vi dem gratis inngang.
Billettsalg
For å ta betaling for påmeldingen har vi benyttet oss av OsloMet sin egne «webshop» tjeneste som har fungert svært bra.
Billettsalget åpnet 17. mars og hadde det åpent til og med 19. april. I starten åpnet vi kun for frivillige, men etter en treg start på påmeldingen åpnet vi for at alle studenter kunne melde seg på som «gjester». Dette ga spesielt utslag hos de tillitsvalgte som det var svært få påmeldte av i starten, ettersom de ikke hadde noen å dra med.
Vi endte opp med 201 betalte påmeldte. I tillegg har vi 25 deltagere som deltok gratis enten fordi de kom etter påmeldingsfristen, ikke kunne betale, deltok i gallakomiteen eller var medlemmer av koret gullstrupene som fremførte under middagen.
Promotering
Det største arbeidet knyttet til gallaen er promotering. OsloMet er en stor institusjon og det å få informasjon ut krever at en er synlig på flest mulig flater. Spesielt når det er ett ukjent arrangement er det vanskelig å få folk til å skjønne hva det er og hvorfor de bør komme.
Gallaen ble promotert i Dassavisa for mars og april. Da avisen for mars ble hengt opp var billettsalget ikke åpnet. Det ble laget en epostliste i nettskjema for interesserte som mottok en e-post så fort billettsalget åpnet om at det var mulig å melde seg på. 26 personer melde seg på epostlisten
Det ble laget plakater for å promotere gallaen som ble hengt opp på korktavler på både Kjeller og i Pilestredet. Plakatene ble hengt opp i uke 12.
Studentfrivillighetsgallaen hadde egen stand under foreningsdagen 24.Januar i p52 for å gjøre seg synlige for foreningene. Vi fikk og holde en kort presentasjon på formøtet til foreningsdagen der de ulike foreningene som skulle stå på stand.
Studentfrivillighetsgallaen var på «hva skjer?» siden på OsloMets studentnettsider og på SIO sin eventkallender.
Gallaen ble promotert i tre runder på infoskjermene på campus. Først for å promotere at billettsalget var i gang og så en runde for å promotere at det var åpent for alle studenter og en siste gang for å si at fristen snart var utgått
Etter et møte med avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) ble vi oppfordret og fikk hjelp til å trykke flyers som en kunne dele ut på campus. Disse flyersene ble lagt rundt i trafikkerte områder og ble delt ut i to runder med hjelp fra lærlingene fra SK
Det ble sendt ut tre runder med epost til tillitsvalgte og varatillitsvalgte. Dette er det som ga størst effekt på påmeldingen. Hver gang en slik epost ble sendt ut kom det ett titalls påmeldinger kort tid etter.
Det ble også sendt ut eposter til foreninger og fadderstyreledere med invitasjon til gallaen.
Vi opprettet ett Facebook-arrangement for å promotere gallaen og delte i grupper og sider som «studentparlamentet», «hva skjer på OsloMet?» og «Foreninger ved OsloMet». 68 personer markerte «skal» eller «interessert» på arrangementet.
På Studentparlamentets Instagram ble det laget 2 innlegg og 4 historier for å promotere gallaen.
Gallaen ble og promotert på historier fra OsloMet hovedbruker.
I forkant av påmeldingen fikk gallaen plass på bordryttere SIO laget for å sette ut i foreningsfløyen i p52 med promotering av e-postlisten og om noen foreninger ønsket å bidra med ett innslag under gallaen.
Måloppnåelse
Studentfrivillighetsgallaen ble avholdt og gjestene fikk komme til ett storslått lokale med god mat, konsert med Swing’it, prisutdelinger og bidrag fra en korforening. Det møtte opp minst 211 personer.
Rektor talte og under middagen og utrykket at han ønsket å støtte arrangementet videre og gjøre det til en tradisjon. Deltagerne har rapportert i evalueringen at de var fornøyde med arrangementet.
Hva gikk bra i tiltaket?
Prosjektet oppleves i sin helhet som vellykket. Gjestene som deltok rapporterte at de var fornøgde med arrangementet. Rektor har og lovet støtte for å videreføre prosjektet og studentparlamentet har tatt på seg ansvaret for å holde i prosjektet. Det er og flere studenter som har sagt de ønske å bidra til å arrangere gallaen videre.
Hva kunne vært gjort bedre?
Å lage en galla til 500 personer slik en ønsket da søknaden ble godkjent har vist seg å være for ambisiøst både økonomisk og i antall studenter OsloMet har som dette arrangementet er aktuelt for. Det er ingen klar oversikt over hvor mange som er en del av studentfrivilligheten ved OsloMet og en var for optimistiske på hvor mange det er realistisk å få til å komme på ett slikt arrangement.
Prosjektet har på flere måter hatt utfordringer med at komiteen gjør noe en aldri har gjort før. Prosesser som det å booke underholdning og lokale bydde på uventede utfordringer. Ett eksempel på dette er MVA fra eventlokalet som vi først hadde regnet med var 15% men som viste seg å være 25% fordi det var alkoholservering.
En gikk og inn i en avtale på 350 gjester med begrensninger for hvor mange en kunne avbestille. Vi fikk avbestilt 88 plasser men det var fortsatt plasser en betalte for som ikke ble fylt. Det ville nokk vært lurere å gi ett lavere antall og heller legge til personer dersom en ser at det kommer mange.
Hva blir utfordringen fremover?
Den største utfordringen knyttet til videreføring av prosjektet er økonomi. Ettersom det enda er uavklart hva slags økonomiske rammer videreføring av prosjektet vil kunne få. Det er og spenninger rundt hva slags studentfrivillighet en får i fremtiden. Studenter ser seg nødt til å jobbe mer og mer og mange av de årsakene som gjør at studentfrivilligheten sliter kan og gjøre det vanskelig å opprettholde en gallatradisjon som i størst grad er studentstyrt.
Hvordan har tiltaket blitt overtatt av linje i drift?
Det har blitt vurdert litt ulike modeller for videreføring av prosjektet. En har kommet frem til at det beste alternativet er å ha ansvaret liggende hos Studentparlamentet som intern konstituerer en gallaleder som setter sammen en komite av studenter som sammen planlegger og gjennomfører gallaen. Studentparlamentet arbeidsutvalg har økonomisk og organisatorisk rådgivning tilgjengelig og kontaktpunkter med resurspersoner som kan bistå i arrangeringen av gallaen. Med denne modellen vil studentene beholde nokk eierskap til prosjektet til at arrangementet forblir relevant.
For å videreføre prosjektet er studentparlamentet avhengige av økonomiske midler utenom de driftsmidlene studentparlamentet har i dag. Studentgallaer kan lages i ulike modeller til ulike kostnadsrammer. De som lager gallaer med lavere budsjetter har gjerne flere frivillige til å bidra i arrangeringen enn det en har på OsloMet som gjør en avhengig av innkjøp av tjenester på mat, servitører, dekorasjon, vakthold osv.
En ønsker og tror at arrangementet kan vokse både ved at flere nå kjenner til tilbudet og ved at en klarer å styrke frivilligheten på OsloMet. En sitter derimot på mer erfaring nå som gjør at en kan få mer for pengene. Det anbefales derfor at prosjektet finansieres med 400 000,- kr dersom en ønsker noe av samme kvalitet som i år.