Tilrettelegging av studiehverdagen

Grunnlaget for tiltaket
Studentombudet har mottatt et økende antall klager fra studenter som omhandler tilrettelegging av studiesituasjonen. Studentene har pekt på flere utfordringer, bl.a. mange forskjellige kontaktpunkter, at helseopplysninger forsvinner i posten, manglende opplysninger om saksbehandlingstid/ klageadgang, samt manglende individuelle vurderinger og begrunnelser ved avslag.

Basert på tilbakemeldingene fra studentene var det behov for å gjennomføre et større arbeid med å kartlegge dagens situasjon, kontaktpunktene studentene må forholde seg til når de skal søke om tilrettelegging, summen av nettbasert informasjon og dagens arbeidsflyt, roller og ansvar. Formålet med kartleggingen var å identifisere forbedringsområder innen arbeidsflyt og danne et grunnlag for å utvikle et digitalt søknadsskjema som kunne som kunne bidra til å løse noen av de utfordringene studentombudet har pekt på.

Gjennomføring
Prosjektet har vært gjennomført i fire faser.
Innsiktsfasen: Prosjektgruppen innhentet informasjon fra et par andre utdanningsinstitusjoner for å få ideer til hvordan søknadsprosessen kunne digitaliseres. Deretter gjennomførte vi tre workshoper
hvor vi kartla arbeidsflyt “her og nå” og ønsket arbeidsflyt på OsloMet.

Testing og justering: Nettskjemaet ble testet ut på både studenter i målgruppen, og en gruppe saksbehandlere på fakultet. Sopra Steria fasiliterte testingen av studentgruppa. Etter disse rundene ble det gjort noen justeringer.

Produksjonsfasen: Etter en grundig diskusjon ble vi enige med fakultetene om mottak av nettskjema og rutingen i Public 360. Vi ferdigstilte nettsiden i samråd med Avdeling SK og oversatte skjemaet til engelsk og nynorsk. Prosjektet ble presentert i Studieadministrativt lederforum og i Tilretteleggingsforum som består av saksbehandlere som er involvert i tilretteleggingssaker.

Implementering: Nettskjemaet og nettsidene ble publisert ved semesterstart høsten 2021.

Hva gikk bra i tiltaket/prosjektet?
Å samarbeide på tvers i organisasjonen er en positiv erfaring, og helt avgjørende for et godt resultat. Det medfører at man ivaretar ulike perspektiver og sikrer eierskap til prosessen og resultatet. Vi ser
også at involvering av ledere er avgjørende for å gi endringene legitimitet, og sørger for at saksfeltet blir prioritert.

Hva kunne vært gjort bedre?
En del av søknadene fra studentene fremstår som vage eller ubegrunnede, og noen søknader bærer preg av at studenten har urealistiske forventninger til hva som er mulig å tilrettelegge. Dette kan henge sammen med hvordan skjemaet ble utformet. Fakultetene mener det bør være et klarere
skille mellom formelle søknader om tilrettelegging og generelle henvendelser/spørsmål.

Hva kan bli utfordringer framover?
I en stor og kompleks organisasjon som OsloMet er det helt avgjørende at arbeidsdelingen mellom nivåene i organisasjonen er klar. Tilrettelegging kan i enkelte tilfeller innebære vurderinger fra fagmiljøene og flere administrative enheter. Det er derfor en fordel at saksbehandler som mottar saken i Public 360, får et ansvar for å følge opp og koordinere tilretteleggingen når dette er nødvendig gjennom å kontakte riktige personer, veilede
og følge opp samtaler.

Standardisering og selvbetjeningsløsninger er et godt tilbud for de fleste studenter og vil kunne bidra
til raskere saksbehandling. Men det er en viss fare for økende byråkratisering ved at stort og smått behandles som enkeltvedtak, og forsinker responstiden.

Det er derfor viktig at fokuset rettes mer mot transparens, at det er mulig å finne ut i ettertid hvordan en sak er håndtert

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av
linje i drift?
Nettskjema og ny arbeidsflyt er formelt implementert og inngår som en del av daglig drift. I forbindelse med implementeringen har prosjektgruppen orientert ledergruppen om prosjektet, som igjen har fått ansvaret for å ta prosessen videre med studieadministrasjonen på fakultetet.

• Category: Avsluttede prosjekter