Forfatter: s344162

Bakgrunn for tiltaket/prosjektet
Ved OsloMet skal alle studenter som får opptak til studieprogram hvor de gjennomfører praksis med barn og unge, eller har praksis i kommunale helse og omsorgstjenester, legge frem politiattest ved studiestart.

For OsloMet betyr det at ca. 4.500 studenter hvert år skal levere gyldig politiattest. I forkant må studentene informeres om rutinene, og etter innlevering må alle politiattestene registreres i FS. Videre må det sendes påminnelse til studenter som ikke har levert attest. Studenter
med merknad på attesten eller studenter som har levert «feil» attest må også følges opp.

Før prosjektoppstart ble dette håndtert av hvert enkelt fakultet/utdanning noe som medførte ulike rutiner, lite standardisering og enkelte tilfeller mangelfull kvalitetssikring.

I tillegg til uoversiktlig rutiner var det krevende ressursmessig, og med svært manuelle prosesser.

Gjennomføring av tiltaket/prosjektet
Fase 1
Her var fokuset standardisering og sentralisering. Vi utarbeidet felles retningslinjer for alle studenter, god informasjon på e-post og nettsider, og klare rutiner for registrering og oppfølging. Dette ble gjennomført i samarbeid med fakultetene, og SDI. Videre utarbeidet vi nettsider med informasjon til studentene med rutiner for innlevering av politiattest. I samarbeid med SDI ble det laget nettsider for ansatte med retningslinjer for håndtering av avvik.
Vi hadde studenter som bidro i utarbeidelse av informasjon og testing av løsningen.
Fase 2
Oppgaven var å vurdere digital/automatisk registrering av politiattestene i FS ved bruka av RPA. Vi gjorde en grundig vurdering som ble ledet av IT. Det ble besluttet at på at det nåværende tidspunkt er det ikke aktuelt grunnet bl.a. knapphet på ressurser og kompetanse, og at omfanget er begrenset.
Fase 3
Vurdere løsning med direkte kobling fra FS til politiets register med direkte registrering i FS. Før vi kom i gang med dette arbeidet ble det kjent at SIKT (Unit) skal lage sektorløsning.Til slutt utarbeidet vi rutiner for overføring til ordinær drift med rolle- og ansvarsbeskrivelse.

Hva gikk bra i tiltaket/prosjektet?
Vi jobbet for ett tett og godt samarbeid med alle interessenter (SK, IT, fakultetene) fra start av. Det skapte god flyt i arbeidet, positiv innstill og forståelse for at noen arbeidsprosesser ble standardisert og sentralisert.

Samarbeidet med IT for utvikling av RPA var svært nyttig. Vi hadde en omfattende vurdering om RPA for lesing og registrering av politiattester er hensiktsmessig. Dette arbeidet var også lærerikt med tanke på hvordan vi jobber med nye og kommende IT-/digitaliseringsprosjekter.

Gjennom grundig arbeid i alle ledd, også oppfølging av studenter med merknad på politiattesten har vi sikret god kvalitet i alle ledd.

Tilbakemeldinger fra fakultetene samarbeid og resultat er positive.

Hva kunne vært gjort bedre?
Sentralisering og standardisering medfører endringer i allerede godt etablerte løsninger, og vi ser i ettertid at vi ikke var helt forberedt på at det ville dukke opp enkelt lokale løsninger som skapte noe rusk i maskineriet. Ved enda tettere samarbeid med utdanningene kunne dette kanskje vært unngått.

Hva kan bli utfordringer framover?
Løsningen med å innhente, registrere og oppfølging av manglende politiattester er fortsatt forholdsvis manuell, og vi må jobbe videre for digitale sikre løsninger. Dette er en utfordring for hele sektoren, men vi er nå kjent med at SIKT (tidligere Unit) jobber en sektorløsning.

Bakgrunnen for tiltaket
Hver høst starter det rundt 9.000 nye studenter ved OsloMet.
Fakultetene ønsker av flere grunner obligatorisk fremmøte, f.eks. behov for supplering, inndeling i grupper og sikre at studentene får viktig informasjon som gis første studiedag.
Tidligere har oppmøteregistreringen blitt gjennomført ved fysisk oppmøte med avkrysning på papirlister, og så registrering i FS. Dette er svært ressurskrevende, kan gi et dårlig førsteinntrykk og kan medføre feil.

Vi har derfor i flere år diskuterte og vurdert behov, og sett på ulike digitale løsninger. Våren 2020 ble det med pandemien helt nødvendig å finne en digital løsning for oppmøteregistrering for studiestart høsten 2020.

Royne Kreutz og Inger Setnes

Gjennomføring av tiltaket/prosjektet
I samarbeid med Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon informerte vi studentene i ulike kanaler om hvordan oppmøteregistrering skulle foregå, og forventninger til dem som nye studenter.

I samarbeid med fakultetene utarbeidet vi gode back up-løsninger i tilfelles systemet ikke
fungerte.

Hva gikk bra i tiltaket/prosjektet?
Vi har gjennomført digital oppmøteregistrering ved 3 studiestarter (H20, V21 og H22), og overordnet er vi veldig fornøyde med prosjektgjennomføringen. Vi opplever at de ansatte også er positive til løsningen. Studentene håndterte løsningen uten problemer.
Vi samarbeidet godt med fakultetene om innhenting av nødvendig informasjon som studieprogram, studiestartstidspunkt, studenter osv., og hadde gode rutiner for registrering av dataene.

Hva kunne vært gjort bedre?
I og med at det ikke er full integrasjon mellom Felles studentsystem (FS) og NOA (den digitale oppmøteregistreringen) måtte det gjøres et ganske omfattende manuelt registreringsarbeid i ulike systemer. Enkelte prosesser ble nok mer omfattende enn nødvendig. Men gjorde oss gode erfaringer ved pilotering studiestart høsten 2020 som gjorde dette arbeidet betydelig enklere og mer driftssikkert høsten 2021.
Med mye manuelt arbeid følger også noen feil, men ingen store saker som påvirket oppmøteregistrering negativt.

Hva kan bli utfordringer framover?
Det må jobbes videre med integrasjonen mellom FS og NOA. Dette gjelder også for flere institusjoner, og det er viktig at OsloMet er tett på utviklingsarbeidet. Vi samarbeider med 2-3 institusjoner og leverandør om dette arbeidet.

Hvordan har tiltaket blitt overtatt av linje i drift
NOA som løsning for digital oppmøteregistrering ved studiestart ble satt i ordinær drift til studiestart høsten 2021.
Det er Utdanningsavdelingen ved Seksjon for digitalisering av utdanning som er ansvarlig for teknisk løsning og praktisk gjennomføring av digital oppmøteregistrering ved OsloMet.

Tiltaksleder: Anne M. Møgster

Collaborative Online International Learning (COIL) er en pedagogisk metode for internasjonalt samarbeid som en del av undervisningen hjemme, der studenter og lærere samarbeider om et felles definert og utformet prosjekt. Prosjektet varte fra 2019 til 2021.

COIL kan gi flere studenter en meningsfull internasjonal og interkulturell erfaring uten at de behøver å reise på utveksling, noe et lite mindretall av studentene gjør, og derved bidra til at flere tilegner seg ferdigheter som er nødvendige i dagens arbeidsliv.

Anne M. Møgster

Gjennomføring
Det ble gjennomført tre nettbaserte kursrunder for UF- og TA-ansatte som planlagt i januar/februar, mars/april og august/september med de eksterne kursholderne Jos Beelen, Høyskolen i Haag, og Eva Haug, Høyskolen i Amsterdam.

Kursmodellen: kursene gikk over 3 uker med tre samlinger à 3 timer og to uformelle møter for diskusjon og spørsmål à 1 time. Kursdeltakerne fikk oppgaver som skulle gjennomføres mellom samlingene.

Hva kom ut av prosjektet? 
Det var kun ett fakultet der COIL ble forankret i ledelsen, både administrasjon og faglig, og hos enkelte nøkkelpersoner i studieadministrasjonen. Dette fakultetet har også en eksplisitt satsing på COIL, inkludert økonomisk støtte, og det er også det fakultet der det planlegges flest COILprosjekter. Dette var et rent kompetanseutviklingsprosjekt for UF- og TA-ansatte, og det ble tidlig klart at forankring i ledelse, samt involvering av andre enheter, ville ta mer tid og et bredere institusjonelt fokus enn det prosjektet omfattet.

Hva kunne vært gjort bedre?
a. Avklaring av mulighetene til nettressurser for COIL, samt rekruttering av studentassistenter til produksjon av informasjon.
b. Etablering av et COIL-forum på OsloMet for erfaringsdeling og gjensidig støtte kunne med fordel ha blitt etablert.

Hva kan bli utfordringer framover?
a. Det finnes en dominerende forståelse både nasjonalt og på OsloMet om at
internasjonalisering er synonymt med studentutveksling. Det er også det
universiteter og høyskoler får tilskudd for. Dette gjør også at finnes det som
6 kan kalles en «falsk motsetning» mellom internasjonalisering hjemme og
COIL, og studentmobilitet. Begge aktiviteter er viktige for utviklingen av
studentenes ferdigheter (21st Century Skills), og det bør satses mer på å
bygge en felles forståelse for dette. Det kan spores en viss endring i dette
perspektivet i dag på OsloMet som kan bygges på videre, men det vil kreve
målrettet arbeid.
b. COIL-kompetansen bør bygges opp på fakultetene og man bør ha
ressurspersoner med god kompetanse på COIL som kan gi støtte og
veiledning til undervserne. Dette vil kreve en satsing i form av prioritering og
ressurser (penger, tid, tilrettelegging, personer).
c. Det vil være en stor fordel om OsloMet har en sentral COIL-koordinator, jfr.
systemet man har for studentmobilitet. En slik koordinator kan blant annet
sikre oppdatert informasjon og internasjonal nettverkskontakt innen COIL til
undervisere og bidra til kontinuerlig og kvalitetssikret utvikling.

Hvordan har tiltaket/prosjektet blitt overtatt av
linje i drift?
Det er foreløpig besluttet at Seksjon for karriere, internasjonalisering og studentliv vil ha ansvar for eventuelle nye kurs i COIL-metodikken i 2022 og vil da bære kostnadene for det.